社内システム導入に興味があるものの、作り方が分からないという企業は多いのではないでしょうか。社内システムの作り方はさまざまな種類があり、難易度や開発期間が異なります。自社に合った方法で社内システムを作るためにも、社内システムの作り方を理解しておきましょう。

本記事では社内システムの作り方についてまとめました。社内システムを導入するメリット・デメリットや社内システム開発を外注する利点についても解説していきます。

本記事を読むことで、社内システムを作る際のポイントを理解でき、より業務効率化に役立つシステムを導入できるでしょう。社内システム導入に興味がある方はぜひお読みください。

社内システムとは？

社内システムは社内の業務改善に役立つシステムを指します。一口に社内システムといっても幅は広いです。たとえば、社内の商品在庫を調べられる在庫管理システム、社員の勤怠状況を確認できる勤怠管理システム、自社サービスに寄せられた感想を仕分けするコメント管理システム、などは社内システムに該当するでしょう。

社内システムを導入せず、エクセルだけで商品情報や顧客情報などを管理している企業もあります。しかし、エクセルでてきることには限りがあります。社内システムの方ができることが多く、より業務効率化が促進する可能性があります。

昨今は「DX」という言葉も浸透してきています。DXとはデジタル技術を活用し業務改善を行うことを指します。社内システムの導入はDXの代表例と言えるでしょう。

社内システムの作り方

社内システムの作り方には大きく分けて次の3つがあります。

• 社内システム作成サービスを利用する
• パッケージを利用する
• 0から開発する

社内システムを導入したいなら、まずはこの3つのどれを選択するかを検討する必要があるでしょう。1つ1つの作り方について詳しく解説していきます。

社内システム作成サービスを利用する

1つ目は社内システム作成サービスを利用することです。社内システムサービスは、プログラミング不要で簡単に社内システムを作れるツールで多くの企業が提供しています。システムに必要なパーツをドラッグ＆ドロップで組み合わせていくだけなので、初心者でも簡単に作ることが可能です。

社内システム作成サービスを使う場合、プログラミングができる人材を雇う必要がなくなります。また、1から作る場合よりも遥かに開発コストも期間も抑えることができるでしょう。

ただし、社内システム作成サービスでは作れる社内システムの種類が限られます。また、細かい部分を自社の業務内容に合わせることができないため、業務効率化にあまり貢献できない可能性もあります。

パッケージを利用する

2つ目はパッケージを利用することです。パッケージとはすでに完成されたシステムのことで、多くの企業がパッケージを販売しています。パッケージを購入し、自社の業務用に修正するだけで社内システムを開発できます。

パッケージのメリットは0から開発するよりもコストを抑えられる点です。また、ある程度は自社好みにカスタマイズできます。一度そのままで使ってみて不便な点が出てきたら改良していく、というやり方が可能です。

ただし、カスタマイズするにはある程度のプログラミングスキルが必要です。パッケージ開発を行う場合、プログラミングスキルを持った人材を採用するか、開発企業に代行するかしないといけません。

また、既存のプログラムを基準に改良を行うため、0から開発するよりは自由度が下がります。

0から開発する

3つ目は0から開発することです。社内システムに必要な機能を洗い出し、プログラムの設計書を作成した後に、プログラミングを行っていきます。完成したら正しく動作するかテストも行う必要があります。

0から開発する場合、細部まで自社好みに構築することが可能です。ある程度の開発コストはかかるものの、その分業務効率化に貢献するシステムが導入できるため、開発コストの分は取り返すことができます。

ただし、0から開発する場合、社内システムの規模にもよりますが、多くのエンジニアが必要になります。プログラマーだけでなくサーバー・ネットワークを管理できるインフラエンジニアなども必要かもしれません。

社内にプログラミングなどができる人材がいない場合、社内システム開発を外注する手もあります。開発専門会社に外注すれば、人材を雇う必要はなくなるため、コスト削減につながる可能性があります。

社内システムを作るメリット

社内システムを作るメリットは次の4つです。

• 労働時間削減に繋がる
• 人材コストを削減できる可能性がある
• ヒューマンエラーを減らせる
• システムに蓄積されるデータを活用できる

これらのメリットを享受したいなら社内システム導入をおすすめします。1つ1つのメリットについて詳しく解説していきます。

労働時間削減に繋がる

社内システムを作ることは労働時間削減に繋がります。これまで手作業で行っていた作業が機械によって自動化されるためです。

社内に残業が多い部署がある場合、社内システムを導入することで残業時間が減る可能性があります。特にExcelに文章を貼り付けるなど、毎日同じことを繰り返している単純作業は、システムにとって自動化した方が良い場合が多いです。

このような単純作業を自動化すれば、他にやるべき作業に時間を費やすことができます。従業員もやりたい業務にリソースを割けるようになれば、仕事に対するモチベーションが向上する可能性があるでしょう。

人材コストを削減できる可能性がある

社内システムを作り単純作業を自動化した場合、業務量が減るため担当者の数を減らせることもあるでしょう。そのため、企業によって人材コスト削減に繋がるメリットもあります。

人材コストに悩まされる経営者は多いです。1人採用して育成するのには、多くのコストがかかってしまいますが、社内システム導入によって解決するかもしれません。

ヒューマンエラーを減らせる

社内システムを導入することでヒューマンエラーを減らせる可能性もあります。手作業で書類作成や状況管理を行っていると、どうしてもミスが発生してしまうことはあります。ミスを誘発しやすい作業は自動化した方が安心ですし、二重確認の手間を減らすことが可能です。

もちろん社内システムを操作するのは人間なので、ヒューマンエラーを完全になくすことはできません。そこで、操作ミスを起こさない利便性の高い社内システムを作ることが重要です。

システムに蓄積されるデータを活用できる

社内システムに蓄積されるデータは、業務改善方法を検討する際などに有効活用できます。たとえば、営業の成約率を記録するシステムを開発したとします。成約率のデータは随時記録されていくため、「どの時間帯がもっとも成約率が高いか」などを分析するのに役立ちます。

社内システムを導入することで、今まで見えなかった業務課題などが明らかになる場合もあるでしょう。システムに蓄積されるデータは活用しないと損と言えます。

社内システムを作るデメリット・注意点

続いて、社内システムを作る際のデメリットや注意点について解説します。

• システムの扱いに慣れる必要がある
• システム老朽化問題がある

上記の2つに関しては、システム開発前にどのように対処するか固めておくことが重要です。1つ1つのデメリット・注意点について詳しく解説していきます。

システムの扱いに慣れる必要がある

どんなに利便性に優れた社内システムを開発しても、それを使いこなせるようになるには時間がかかります。一時的に業務効率が低下する場合もあるでしょう。特に、ソフトウェア製品を使い慣れていない社員は苦労するかもしれません。

ただ、社員がシステムを使い慣れれば、次第に業務が効率化されていきます。もし導入してからしばらくしても業務効率が改善されない場合、システムの利便性に問題があるケースが多いです。

システム老朽化問題がある

社内システムを導入する際に考えるべきなのが、システム老朽化問題です。社内システム導入後に業務内容が変更された場合、システムもそれに合わせて変更していく必要があります。しかしながら、古いシステムもそのまま使い続ける企業も多いです。

社内システムは導入後に随時アップデートする必要があります。アップデートせずにいると、どんどんシステムと業務内容がかけ離れてしまい、業務効率が悪くなってしまいます。最終的にはシステムが老朽化し、使われなくなることもあります。

社内システムを作る際のポイント

先ほど社内システムのデメリットを解説しました。デメリットを解消するには、システム開発前にしっかりと準備を行い、社内にとって本当に有益なシステムを開発できるようにすることが大切です。

そのためには、次の2つのポイントを意識しましょう。

• 導入前・導入後の業務フローを洗い出す
• 要件定義をしっかり行う

1つ1つのポイントについて詳しく解説していきます。

導入前・導入後の業務フローを洗い出す

社内システムを導入する前に、まず導入前の業務フローを洗い出しましょう。どのような手順で毎日進めているのか、フローチャートなどにまとめていきます。

続いて、社内システム導入後の業務フローも整理します。それぞれの業務フローを見比べて、どの程度業務時間が削減されるか算出しましょう。この作業によって、本当に社内システムが必要かどうかが分かります。

導入後の業務フローに関しては、担当者に事前にしっかり説明しておくことも大切です。事前に説明しておくことで、担当者が導入後に戸惑うことがなくなり、新しい業務フローにすぐ適応できるようになります。

要件定義をしっかり行う

業務フローを洗い出した後は、要件定義をしっかり行いましょう。システムにどんな機能を付与するのか、各機能の性能はどれ程が目安なのか、などを要件定義書にまとめます。

要件定義はシステム開発の工程の中でも重要と言われています。要件定義が甘いと、開発途中でシステムに問題があることが発覚し、開発をやり直さないといけない可能性が出てきます。開発工数をなるべく減らすためにも、要件定義はしっかり行いたいところです。

社内システム開発を外注するメリット

社内システムを0から作るとなると、多くのエンジニアが必要になるため、開発費用も膨大になります。そのため、社内システム開発は自社で行うよりも外注することをおすすめします。外注する場合、外注費用がかかりますが、それ以上のメリットがあります。

主なメリットは次の3つです。

• 高品質な社内システムを開発できる
• 開発期間を短くできる
• アフターサポートも行ってくれる場合が多い

1つ1つのメリットについて詳しく解説していきます。

高品質な社内システムを開発できる

開発はプロに任せた方が、高品質な社内システムを得ることが可能です。開発企業にはスキル・実績が豊富なエンジニアも多数在籍しています。自分達では導入が難しい複雑な機能の導入なども行ってくれるかもしれません。

社内システムであればたとえば、各システム同士で情報連携ができるようにし、1つのシステムに記入した情報を他のシステムにも反映させられるようにする、なども対応してもらえるでしょう。

開発期間を短くできる

社内システム開発は外注した方が、開発期間を短くすることが可能です。外注すると開発企業とのコミュニケーションコストが発生するため、余計に時間がかかると考える人もいるかもしれません。

しかし、開発企業は似たシステムを過去に開発した経験がある可能性もあり、ノウハウが蓄積されています。コミュニケーションコストが多少かかったとしても、開発期間を短くできる場合が多いです。

アフターサポートも行ってくれる場合が多い

開発企業はアフターサポートにも対応してくれる場合が多いです。先ほども解説したように、社内システムの老朽化問題にはきちんと向き合う必要があります。

開発企業はシステム導入後も、要望に応じてカスタマイズやメンテナンスを行ってくれる可能性があります。開発企業を選定する際は、アフターサポートをどの程度手厚く行ってくれるか、も確認した方が良いでしょう。

社内システムを作りたいならテクノデジタル

社内システム開発を外注するメリットを解説しましたが、どの企業に外注を依頼すれば良いのか分からない方も多いのではないでしょうか。社内システム開発を請け負っている開発企業は多いですが、開発技術が高い企業・低い企業があり、見積もり金額も大きく変わる可能性があるため、企業選定は大切です。

外注を依頼する企業が決まらない場合、ぜひテクノデジタルにご相談ください。

テクノデジタルは企画から開発、運用保守まで一貫して提供できるシステム開発会社です。業務効率化に繋がる社内システムを開発できることはもちろん、開発後のアフターフォローにも必要に応じて対応することが可能です。

社内システム開発を検討している方は、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

まとめ

本記事では社内システムの作り方について解説しました。社内システムを作る際にどのようなことに気をつければ良いのかお分かりいただけたかと思います。

社内システムを導入することで、業務効率化や労働時間削減に繋がるメリットがあります。一方で、業務内容に合わないシステムを開発してしまうと、却って業務効率が悪くなる恐れもあります。

社内システムを導入する際は、信頼性の高い開発企業に外注することをおすすめします。どの開発企業に外注すべきか分からない場合は、ぜひテクノデジタルにご連絡ください。