2023.10.16
システム保守とは？必要性や外部委託のメリット・デメリット
システム保守は、運用しているシステムを適切に維持管理し、円滑な業務運営を実現するための重要なプロセスです。
しかし、システム保守は人員や時間など多くの資源、専門的な知識が必要であり、企業が負担するコストも大きくなる場合があります。そのため、人員の確保や育成が難しい場合は、外部委託がおすすめです。
この記事では、システム保守の主な業務内容だけでなく、保守の必要性や保守と運用の違い、外部委託のメリットやデメリット、外部委託する際の注意点について解説します。
この記事でわかること
- システム保守とは何か
- システム保守の必要性
- システム保守を外部委託するメリット
システム保守とは
システムの稼働安定化に向けてメンテナンスするだけでなく、突発的なシステムトラブルの復旧や修正など、幅広く対応します。
システムトラブルには、原因が分からないトラブルも多く、専門的な知識や技術が必要です。また、巧妙な手口のサイバー攻撃が増えており、さらに重要性が高まっています。
業務内容
業務内容は大きく分けて2つあり、システムの改善や予防、トラブルの解決に分けられます。まずは、それぞれの具体的な業務内容について詳しく解説します。
システムの改善と予防
システム保守業務のひとつが、システムの改善と予防です。システム障害や不具合は、突発的に発生する場合が多く、周辺機器の劣化やハードウェアの汚れ、ウイルス、サイバー攻撃など、原因はさまざまです。
具体的な作業としては、劣化した周辺機器や故障したハードウェアの交換、システムアップデートなどがあり、常にシステム環境を最適な状態にすることで、システムの障害や不具合を防止します。
トラブルの解決
トラブル解決に向けた原因の究明や復旧、改修作業は、システム保守における中心的な業務です。システムにおけるトラブルは、そもそも原因が分からない場合もあり、不具合の範囲や発生日時、経緯などを参考に、復旧や改修を行います。
システムトラブルは、企業利益に直接関わる場合もあるため、早急な対応が求められます。そのため、自社にノウハウが無い場合は、専門的な知識や技術を有した会社に依頼するのが確実です。
テクノデジタルは、最新技術を活用し、WEBシステムの開発などシステム関連に対する豊富な知識を有しています。そのため、安心してシステム保守を任せられるでしょう。検討中の方は、一度問い合わせてみてください。
「保守」と「運用」の違い
システム保守と似た言葉で、システム運用があります。システム保守は、直接システムに変更を加える場合が多いのに対し、システム運用はシステムに変更を加えない業務が中心となります。
具体的には、システム保守はシステムの変更や改修などの作業を実施します。突発的なトラブルが多いため、作業のマニュアル化が難しい特徴があります。
一方でシステム運用は、サーバーやストレージ、アプリケーションなどを監視し、障害の早期発見に努めます。そのため、作業のマニュアル化がしやすいでしょう。
簡単にまとめると、システムに手を加えるのが保守、加えないのが運用となります。
システム保守の必要性
業務効率化や生産性向上が期待できるため、多くの企業がシステムサービスを導入しています。次は、システムにおける保守の必要性について、さらに詳しく解説します。
障害発生時の対応
適正な環境でシステムが稼働できるように、定期的なメンテナンスやシステム変更などを実施します。そのため、システム障害を早期に発見し、迅速な対応が期待できます。
システム関連の周辺機器やハードウェアは、経年劣化やほこりなどで故障します。また、アプリケーションなどにおいては、不具合の調整などの理由でアップデートが実施される場合もあり、バージョンの組み合わせによっては、予期せぬトラブルが発生することもあります。
システム保守を行うことで、上記のようなトラブルを早期発見できるため、迅速な対応が期待できるでしょう。
データバックアップの保持
システム保守は、システム改善も実施します。そのため、データバックアップの保持という面でも必要性は高いでしょう。
システム内には、企業の重要な情報が多く組み込まれており、誤操作や不具合によりデータが消えてしまうと業務に支障が出てしまい、多くの損害を生む場合もあります。対応として、バックアップしたデータの復旧が必要になるでしょう。
その点、システム保守はシステムの改修や変更を実施するため、データバックアップの復旧だけでなく、再発防止へ向けた対策も期待できます。
セキュリティ対策
ウイルスの侵入やサイバー攻撃を防ぐために、システム変更など環境の最適化に努めます。そのため、セキュリティ対策の面でも必要性は高いでしょう。
サイバー攻撃による被害は年々増加しており、巧妙な手口で知らぬ間に攻撃されているケースもあります。その点、システム保守は、環境の最適化に向けてシステム改善や変更などウイルスやサイバー攻撃に対する対策が期待できるため、必要性はより高まっていくでしょう。
代替不可システムの保守
代替のきかないシステムであれば、システム保守は必要であるといえるでしょう。
仮に、システム保守をしていなかったとしても、すぐに代替ができるものであれば、さほど緊急性は高くありません。しかし、自社オリジナルのシステムなど、替えが利かず、代替に多額な費用や時間が発生するようなシステムであれば、必要性は高くなります。
ビジネスチャンス損失の防止
システム保守は、トラブル解決やシステムの変更、改善だけでなく、システム稼働安定化に向けて定期メンテナンスも実施するため、ビジネスチャンス損失の防止にもなります。
ウェブシステムでサービスを提供している企業の場合、トラブルによりシステムが停止してしまえば、サービスそのものが提供できなくなります。これにより、ビジネスチャンスを損失してしまうだけでなく、顧客からの信頼性が悪化することも考えられるでしょう。
その点、システム保守はシステムトラブルの解決だけでなく、定期的なメンテナンスも実施するため、ビジネスチャンス損失の防止にも効果的です。
システム保守を外部委託するメリット
システム保守は、専門的な知識や技術が求められることから、多くの企業で外部委託が選ばれています。次は、システム保守を外部委託する具体的なメリットについて解説します。
高水準の業務品質が期待できる
システム関連を専門としている業者は、豊富な知識や技術を有しているため、高水準の品質が期待できます。
システム保守を自社でまかなう企業もありますが、専門的な知識や技術を有していなければ、トラブル時の復旧に時間がかかるだけでなく、そもそも復旧できない可能性もあります。また、復旧できたとしても再発を繰り返し、多くのロスが生まれるでしょう。
その点、委託業者であれば、専門的な知識や技術だけでなく、多くの経験やノウハウも豊富なため、システムの改善や変更など、高水準な業務品質が期待できます。
自社の人員を割く必要がない
自社の人員を割く必要がないところも、システム保守を外部委託するメリットのひとつです。
上記でも解説したとおり、システム保守は専門的な知識や技術が求められます。そのため、片手間で取り組むには難易度が高く、システム保守業務に集中しなければ対応できない場合もあるでしょう。
そうなれば、自社のコア業務に専念できず、売上低下などにつながり、企業の損益に影響を及ぼす可能性もあります。
その点、外部に委託すれば、専門的な知識や技術を有した担当者が対応してくれるため、自社の人員を割かずにシステム保守が実施できるでしょう。
システム保守を外部委託するデメリット
システム保守の外部委託には、品質や人材確保の面でメリットがある一方、いくつかデメリットも存在します。次は、システム保守を外部委託するデメリットについて解説します。
情報漏洩のおそれがある
システム保守の外部委託は、社外の技術者に対応してもらうため、情報漏洩のおそれがあります。情報漏洩は、企業の機密情報だけでなく顧客情報が漏れる可能性もあり、会社の信頼性に大きく関わります。
一般的に、委託先と契約する際は、機密情報の取扱いに関する合意など、いくつか契約を交わします。しかし、契約を交わしたからといって、情報漏洩に関するリスクがゼロになったわけではありません。外部に依頼する以上、このようなリスクを背負っていることは覚えておきましょう。
システム保守におけるノウハウが育たない
システム保守におけるノウハウが育たないところは、システム保守を外部委託するデメリットのひとつです。
外部に委託した場合、専門的な知識を有した社外の担当者が対応します。作業結果のみ共有され、業務過程の詳細やノウハウは共有されない場合がほとんどです。そうなると、自社に復旧や変更などのノウハウを蓄積するのは難しいでしょう。
ITシステムを導入する企業が増えてきたなかで、システム関連に関する知識や技術などのノウハウが残せないところは、企業にとってデメリットのひとつといえます。
システム保守を外部委託する際の注意点
システム保守を外部委託する際、注意点を理解しなければ、想定外の追加料金や予期せぬトラブルを招く可能性があります。そのため次は、システム保守を外部委託する際の注意点について解説します。
対象範囲と業務を明確にする
システム保守を外部委託する際は、対象範囲と業務を明確にしましょう。そもそも、システム保守の対象範囲は幅広く、認識の違いでトラブルに発展する場合もあります。
具体的には、システム全体を任せたいのか、ソフトウェアだけでよいのか、保守業務の具体的な業務内容はどのような行為なのか、などが挙げられます。
専門業者と企業とでは、システムに関する知識量に違いがあるため、思い込みで判断してしまうと、予期せぬ追加料金の発生などトラブルを招きます。
契約内容を事前に確認する
システム保守を外部委託する際は、契約内容を事前に確認し、必要に応じて条項を盛り込むなどの対応をしなければ、不利益を受ける可能性があります。
システム保守における契約期間は、長期で契約する場合が多くなっています。業務品質や対応に満足できない場合、途中で契約変更や解約などを検討することもあるでしょう。
しかし、事前に取り決めがされていない場合、品質や対応に満足できなくても、契約期間中の変更や解約はできません。そのため、上記のような不利益を避けるためにも、事前に契約内容は十分に確認しましょう。
こちらの記事では、システム開発会社を選ぶ際に押さえておくべき、7つのポイントについて解説しています。ぜひあわせてお役立てください。
まとめ
システム保守の業務内容は、システム改善や予防、トラブルの解決に分けられ、データバックアップの保持やセキュリティ対策、ビジネスチャンス損失防止など、さまざまな観点から必要なプロセスのひとつです。
外部委託する際は、トラブル防止のために対象範囲だけでなく、業務や契約の内容を事前に確認しておくことが大切です。
情報漏洩やノウハウが育たないなどのデメリットはありますが、自社の人員を割かずに高水準の業務品質が期待できるため、人員の確保や育成が困難な企業であれば、外部委託がおすすめでしょう。
テクノデジタルは最新技術を活用し、システム保守だけでなく、アプリケーションやWEBシステムの開発など、システム関連全般に対する豊富な知識を有しています。企業様の快適なビジネスのため、全力でサポートさせていただきます。
