2023.10.02
【テンプレあり】発送完了メールの内容は？作成方法や作成時の注意点を紹介
「商品を購入してくれた顧客に発送し終わったけど、発送したあとのメールにはどんな内容を記載すればいいんだろう？」「テンプレートを活用して効率よくメール文を作成したい」この記事では、ネットショップを運営する個人や企業担当者の方を対象として、商品の発送が終わった際に顧客に送付する発送完了メールの作り方をお伝えします。
メール文作成を効率化するためのテンプレートや作成時の注意点も掲載しているので、ぜひ最後まで読んでくださいね。
この記事でわかること
- 発送完了メールとはなにか
- 発送完了メールのテンプレート
- 発送完了メールの記載事項
- 作成時の注意事項
目次
発送完了メールとは？
発送完了メールとは、ECサイトで注文した商品の完了した際に送るメールのことです。メール配信は何度か行われますが、発送完了メールは一連の取引の中で最後に発送します。
多くのECサイトが発送完了メールを配信するのは、顧客に対して安心感を与えられるからです。メールに追跡番号を記載することで商品の状態を随時確認できるようになります。
また発送完了メールには到着した商品に不具合があった際の対応方法も記載できます。
なお、ECサイトの運営方法については以下の記事で解説しています。これからECサイトを立ち上げる方は、ぜひ参考にしてみてください。
発送完了メールのテンプレート
発送完了メールのテンプレートは以下の通りです。ぜひご活用ください。
【件名】
ご注文商品発送のご連絡
【本文（ヘッダー）】
〇〇 様
お世話になっております。ネットショップ〇〇の△△（担当者名）でございます。この度は当ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。ご注文いただいた商品につきまして、発送が完了いたしましたことをお知らせいたします。
【本文（用件の詳細）】
商品がお手元に届きましたら、お届け先住所と商品の状態をご確認いただきますようお願い申し上げます。万が一、商品に不備や不明な点がございましたら、下記より至急ご連絡ください。お客様のご満足を最優先に対応させていただきます。
お問い合わせ先：～～～@example.co.jp
今回ご注文いただいた商品について、以下の内容にて発送いたしましたことをご報告いたします。
注文者の氏名：
配達先住所：
配達先電話番号：
配達予定日：
配達予定の時間帯：
配送業者：
伝票番号（追跡番号）：
商品は、慎重に梱包され、迅速かつ確実な配送を目指して発送いたしました。商品の配送状況については、以下のホームページ内で伝票番号を入力いただくことで、確認していただけます。
なお、商品発送直後は伝票番号が登録されていない場合がございます。状況をご確認いただけない場合は、しばらく時間をおいてから再度確認いただきますようにお願い申し上げます。
通常、お届けまでに〇〇日ほどお時間をいただいております。なお、天候や道路状況によってはお届けに多少の遅延が生じる場合がございます。ご了承ください。
お客様からのご利用、心より感謝申し上げます。今後ともネットショップ〇〇をご愛顧いただけますよう、スタッフ一同心より願っております。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
敬具
【本文（フッター）】
☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
《ネットショップ〇〇》
●住所：
●電話番号：
●営業日時間：
●ホームページ：
●Instagram：
☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
※本メールにお心当たりがない場合、お手数ですが下記よりご連絡いただけますと幸いです。
～～～@example.co.jp
なお、発送完了メールの内容に関する解説は、次の章で行います。
発送完了メールに記載する4つの項目
この章では発送完了メールをテーマに作成方法を解説していきます。発送完了メールには、以下4つの項目を記載しましょう。
- 1.件名
- 2.本文（ヘッダー）
- 3.本文（用件の詳細）
- 4.本文（フッター）
ネットショップは顧客と顔を合わせることがなく、メールの内容で評価が変わるため、丁寧に作成することが大切です。ここからは、それぞれの項目について解説します。
1.件名
メールの内容が分かるよう、件名は簡潔に記載しましょう。メールが届いた際、顧客がまず確認するのは件名です。
商品の情報とは関連のない件名にするとメールを開封してもらえない可能性があるため、件名は重要な項目です。メールの内容がどのようなものかひと目で分かるように、具体的かつ簡潔に記載することが大切です。
たとえば、以下のように件名を作成しましょう。
- 商品発送のご連絡
- 【商品名】ご発送のご連絡
- 【発送完了】商品名
2.本文（ヘッダー）
ヘッダーとはメール本文の一番上にくる部分のことです。一般的には、挨拶文やメールを送った用件について記載します。
ヘッダーを記載する際のコツは以下の通りです。
- お客様名ショップ名担当者名を入れる
- 用件を入れる
- 100～150文字程度におさえる
担当者名まで入れることで親近感がわき、好感度の向上を期待できます。また形式的な内容のヘッダー部分は、150文字までの簡潔な文章にまとめておくことにより、しつこくなりません。
堅苦しくなければ「時候の挨拶」とよばれる季節に関連した挨拶文を入れることで丁寧な印象を与えられます。時候の挨拶はインターネットで調べられるのはもちろん、Office Wordのような文書作成ソフトに定型文としても登録されているのでぜひご活用ください。
3.本文（用件の詳細）
ヘッダーに続いて、本文に要件の詳細を記載します。本文はメール本文のヘッダーとフッターの間にある項目で、用件の詳細について記載している部分です。発送完了メールの本文には、以下の内容を記載することが大切です。
- 商品に不備があった場合の対応
- ご注文の詳細
- 配送状況の確認方法
ここからは、それぞれの内容について解説します。
商品に不備があった場合の対応
用件の詳細については、はじめに商品に不備があった場合の対応方法を記載します。
届いた商品にトラブルがあると、顧客にとって大きなストレスになるため、フォローが重要です。トラブル時の対応方法の記載がないと、問い合わせ先が分からず大きなクレームになってしまうでしょう。
商品の誤りや不良品が出た際に真摯に対応する旨と問い合わせ先を記載することで、トラブルの拡大を防げます。万が一の場合に備え、必ず対応方法を記載しましょう。
ご注文の詳細
続いて顧客のご注文の詳細について記載します。記載項目の例は以下の通りです。
- 注文者の氏名
- 配達先住所
- 配達先電話番号
- 配達予定日
- 配達予定の時間帯
- 配送会社
- 伝票番号（追跡番号）
上記に加えて、場合によってはお届け時刻が前後する場合があることを記載しておきましょう。天候や道路状況によって時刻通りに届けられないことを記載すれば、クレーム予防につながります。
配送状況の確認方法
最後に、配送状況の確認方法について記載します。商品がいつ頃届くのか、今どこまで届いているのかなどがわかると顧客にとって良心的なサイトになります。
そこでメールの最後には、配送会社のURLを掲載して伝票番号を記載しましょう。ただし、発送直後では伝票番号が登録されていないため、状況を確認できないことがあるため注意が必要です。
配送状況を確認できない場合には、少し時間を空けてから問い合わせを行うとよいことをメールに記載しましょう。
そして配送状況の確認方法が用件の詳細の最後になる場合には、自社のショップを利用してくれたことに対してのお礼文を記載して本文を締めることで、好印象になします。
4.本文（フッター）
フッターとはメール本文の一番最後の部分で、一般的にショップ情報が記載されます。フッター部分のショップ情報はほかのメールと共用できるので、すでに作成してあるものを使用しても問題ありません。
フッターを作成する際に記載したい情報は以下の通りです。
- ショップ名
- 問い合わせ情報
- 営業日・時間
問い合わせ情報の部分には、電話番号やメールアドレス以外にも運営しているブログやSNSのURLを記載しておくことも可能です。メールを通じてアクセスしてもらえる可能性があり、集客効果を見込めます。
また本文（用件の詳細）との境界部分は、装飾ラインやスタンプを使うと効果的です。エリアが区別されるだけでなく、見栄えも良くなるでしょう。
そして誤って送信してしまった人に向けたアナウンスを記載しておくと良心的です。必須ではありませんが、誤送信の発見につながります。
発送完了メールを作成する際の注意点5つ
発送完了メールを作成する際は、以下5つの注意点を意識しましょう。
- 1.フォーマットをつくる
- 2.スマートフォンユーザーが見やすいように意識する
- 3.漢字を使いすぎない
- 4.誤字脱字に注意する
- 5.機種依存文字に注意する
これらの注意点を意識することで、顧客が読みやすいメールになります。ここからは、それぞれの注意点について解説します。
1.フォーマットをつくる
発送完了メールを配信する際は、フォーマットを作成しましょう。
発送完了メールはネットショップを運営するうえで必ず送るメールです。その都度手打ちで作成していると効率が悪く、記載項目のミスにもつながります。
諸々の業務負担を軽減するためにもフォーマットを一つ準備しておくのがおすすめです。メール全体の体裁を統一しておくことで、丁寧な対応をしてくれるショップだと良い印象を持ってもらえる効果も期待できます。
2.スマートフォンユーザーが見やすいように意識する
メールの体裁はスマートフォンユーザーが読みやすい構成になるよう意識しましょう。多くの顧客はスマートフォンでメールを確認するため、スマホ画面でも見やすいメール文を意識する必要があります。
スマートフォンで読みやすいメールにするポイントは以下のように2つあります。
- 短い文章で作成する
- 適度に改行を入れる
1つ目のポイントは、なるべく短い文章で作成することです。1文が長すぎると読みにくくなったり、主語・述語の関係がおかしくなったりしてしまい、顧客にストレスがかかってしまうからです。そこで、1文を80文字までにまとめることで簡潔な文章になります。
2つ目のポイントは、適度に改行を入れることです。文章がダラダラと続くと画面が文字で埋め尽くされてしまい、読みたくなくなってしまいます。そこで項目が変わる部分や意味の切れ目などに、適度に改行を入れるように意識しましょう。
このように、短く簡潔な文章や改行を心がけるだけで読みやすさがグッとアップします。
3.漢字を使いすぎない
メール本文には漢字を使いすぎないようにすることも大切です。漢字が多用されている文章は、堅苦しい印象を与え読みづらさを感じさせてしまいます。
本文を作成する際、漢字を使わなくてもよい言葉はなるべくひらがなやカタカナを使って記載することがポイントです。たとえば、以下の言葉はつい漢字に変換してしまいがちですが、ひらがなで記載するほうがよいとされています。
- 出来る→できる
- 良い→よい
- ～迄→～まで
- 一旦→いったん
- 直ぐ→すぐ
- 気付く→気づく
- 是非→ぜひ
このような些細な工夫があるだけで、顧客からの印象アップにつながります。
4.誤字脱字に注意する
メールに限らず、どのような文章でもありがちな誤字脱字は入念にチェックが必要です。誤字脱字があると、雑な対応をするショップだと顧客に悪い印象を与えてしまうでしょう。特に、顧客名の漢字間違いは大変失礼にあたるので注意しましょう。
誤字脱字を防止するには、メールを送信する前に入念なチェックを行う必要があります。誤字脱字を防止する具体的なチェック方法は以下のように3つあります。
- 氏名・住所などはコピー＆ペースト
- 文書作成ソフトのスペルチェック機能の活用
- ダブルチェック
1つ目は、氏名・住所などはコピー＆ペーストしましょう。顧客情報の手入力をやめることで、間違いにくくなります。
2つ目は、スペルチェック機能を活用することです。Office Wordのような文書作成ソフトでスペルチェックを行うことで日本語の誤りも指摘してくれます。
そして3つ目は、ダブルチェックを行うことです。スペルチェック機能は便利ですが、完璧ではありません。最後に目視で2度メール文を確認することで、誤字脱字を減らせます。
5.機種依存文字に注意する
細かい指摘にはなりますが、機種依存文字にも注意する必要があります。機種依存文字とは、特定のOSやPC機種でのしか表示されない文字です。対応していないPCでは文字化けしてしまうため、正しく表示されません。
とはいえ、機種依存文字を目視で確認するのは困難なので、「機種依存文字チェッカー」を活用することをおすすめします。
機種依存文字チェッカーの使い方は簡単で、メール文を枠内にコピー＆ペーストして「機種依存文字をチェック」ボタンを押すと、一瞬でチェックが完了します。機種依存文字があった場合は赤色で表示されるので、別の文字に置き換えて修正すれば完了です。
発送完了メール以外でネットショップで使用されるメール一覧
今回は発送完了メールを中心に解説しましたが、ネットショップでは発送完了メール以外にも以下のようなメールが使用されます。
- 注文受付メール
- 支払い確認メール
- アフターフォローメール
各フェーズで上記のようなメールを配信することで、顧客に安心感を与えられるでしょう。以下では、それぞれのメールの特徴について解説します。
注文受付メール
注文受付メールとは、顧客からの注文が確認できた時点で送るメールのことです。注文受付後、速やかにメールを送ることで問題なく注文できていることを注文者に知らせる役割があります。
注文受付メールに記載する内容は、以下の通りです。
- 注文の変更
- キャンセル
- 商品の出荷までの流れ
- 商品名
- 購入金額
上記の内容を記載することで、正しく注文できていることや購入金額などが再確認できます。購入できているかどうか不安にさせることがないため、安心して到着を待ってくれるでしょう。
支払い確認メール
支払い確認メールとは、銀行振込やコンビニ支払いなど、注文とは別のタイミングで支払いが行われる取引で利用されるメールのことです。支払いが確認でき、次の手順に進むことを顧客に知らせる役割があります。
ただし、クレジットカードや電子マネーなど注文と同時に支払いが完了する取引においては、支払い確認メールを発送する必要はありません。
また支払い完了から発送まで時間がかからない場合は、発送完了メールに支払いの確認ができたことを記載することで、支払い確認メールを省略することも可能です。
アフターフォローメール
アフターフォローメールとは、商品到着後にショップを利用した感想やアンケートを依頼するために送るメールのことです。必ず送信しなければならないメールではありませんが、今後のサービス向上に役立つためできるだけ送信するようにしましょう。
送信するタイミングは、商品到着後から1週間ほど経った頃です。ある程度時間をおくことで、商品を利用し感想などが書きやすくなります。また、アンケートに協力してくれた方には、粗品や割引チケットなどの特典を準備すると反応率が上がります。
今回はネットショップ利用後のメールについて解説しましたが、ほかにCRMの施策として、メルマガやステップメールなどもあります。CRM施策については下記の記事で解説していますので、ぜひ合わせてお読みください。
まとめ：発送完了メールはフォーマットで事前に準備しておこう
商品を発送した際は、完了メールを送信することで顧客に対して配送状況を伝えられます。伝票番号によってその都度状況を確認できれば、ショップに対する信頼感も獲得できるでしょう。
発送完了メールを導入する際は、フォーマットを作成することをおすすめします。フォーマットを活用することで作業効率が向上し、誤字脱字などのミスにつながりにくくなります。特に名前の間違いは失礼に当たるため、ダブルチェックを行いましょう。
もしメール配信やネットショップ運営についてお悩みがある場合は、テクノデジタルにご相談ください。弊社ではECサイト運営をサポートする事業を行っています。お客様の事業に合わせたソリューション提案をいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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