在庫管理表のつくり方 | 迷わず回せる“現場仕様”の設計と運用

在庫管理表とは？

在庫管理表は、商品・原材料・消耗品などの「いま」「どれだけ」「どこに」「いくらで」をひと目で把握するための台帳です。販売機会の損失（欠品）やムダな保管（過剰在庫）を防ぎ、発注・入出庫・棚卸の意思決定を早く正確にします。 ExcelでもGoogleスプレッドシートでもOKです。大切なのは列設計と運用ルールです。

これだけは入れたい“基本の列”

シート構成はこうすると迷わない

readme（まず読む案内板）

最初に開く説明シートです。入力ルール（必須項目・日付/数量/単価の書式・NG例）、役割分担（更新責任者・承認者・問い合わせ先）、更新タイミング（毎日/週次/棚卸後）、版管理の方針（保存版の作り方・復元手順）を明記します。よくあるミスと対処（「数量は整数のみ」「返品は専用欄で処理」など）も載せておくと新メンバーでも迷いません。最後に「変更履歴の残し方」「権限リクエストの方法」も一行で。

マスタ（台帳の原本）

品目コード・品名・カテゴリ・保管場所・標準原価・リードタイム等を一元管理する“唯一の真実”です。コードの重複禁止、表記ゆれ防止のため、入力側シートは**データ検証（プルダウン）**でこのマスタを参照します。新規品目の追加フロー（申請→承認→登録）をreadmeに紐づけ、勝手な列追加・直編集を禁止。必要なら「別名/JAN/型番」列を持たせ、検索性を上げます。

入出庫ログ（トランザクションの記録）

在庫の動きを日付順に追記のみで残す原票です。列構成は固定（日時／品目コード／入庫数／出庫数／単価／出庫先／担当者など）にし、既存行の上書き・削除を禁止します。返品や廃棄は専用列でプラス/マイナスを分け、コメント欄に理由コードを入力。このログは関数で他シートに参照されるため、行の並べ替えや列追加は厳禁。編集権限も担当者のみに限定します。

在庫サマリ（いまの姿を集計）

入出庫ログとマスタを結び、現在庫・引当在庫・在庫金額を自動計算する集計ビューです。Excelなら XLOOKUP/INDEX-MATCH/PIVOT、スプレッドシートなら QUERY/VLOOKUP で必要項目を合成します。発注点や安全在庫を持たせる列もここに置き、現在庫＜発注点の行を“要発注リスト”として別範囲に抽出。外部共有時はこのサマリを閲覧専用で渡すと安全です。

ダッシュボード（見るだけで判断できる場）

意思決定に必要な指標を1画面に集約します。例：欠品/発注点割れのアラート、在庫回転率と回転日数、滞留リスト（最終出庫から○日以上）、使用期限接近、在庫金額の推移。条件付き書式や簡易グラフで色分けし、週次で見るKPIと日次で見るKPIを分けるとノイズが減ります。メール/チャット連携で“要発注リスト”を自動通知できると現場の動きが速くなります。

保護と権限（事故を未然に防ぐ）

“原票＝入出庫ログ”はシート保護でロックし、編集者を限定。マスタも同様に保護し、更新は申請制に。閲覧者には在庫サマリとダッシュボードだけを見せる構成にすると、数式破壊や意図しない並べ替えを防げます。版固定（保存版のコピー作成）と変更履歴の確認手順もreadmeに書いておきましょう。これで「どれが最新？」問題と“うっかり編集”をほぼ封じ込められます。

入力ルールを決めて“データのブレ”を潰す

• 入力規則：カテゴリ・保管場所はプルダウンに限定。
• 日付形式：YYYY-MM-DDに統一。
• 数量：整数、負数禁止（返品などは専用欄）。
• 単価：税抜／税込を統一、少数2桁。
• 必須チェック：品目コード・日付・数量は空欄NG。
• 権限：入出庫は担当者のみ編集、他は閲覧かコメント。

条件付き書式で発注点割れ＝赤、使用期限接近＝黄色、滞留日数長い＝グレーなど、視覚的な“信号”を用意しましょう。

在庫回転と滞留を「数字」で把握する

在庫の健全性は、指標で客観的に確認します。まず基本の3式です。

• 在庫回転率（回）＝ 期間売上原価 ÷ 平均在庫
• 在庫回転日数（日）＝ 期間日数 ÷ 在庫回転率
• 滞留日数（日）＝ 期末日 － 最終出庫日

ダッシュボードでは、回転率が低い＝資金を寝かせている品目を色分けして可視化します。さらに ABC分析（売上や出庫頻度でA/B/Cに分類）を適用し、A品目は欠品防止のため厳格管理、C品目は発注頻度を落として手間を削減。

こうした“数字ベースの運用”により、過剰在庫の圧縮と欠品リスク低減を同時に実現します。

よくあるつまずきと解決

在庫運用で頻発するトラブルの多くは、記録のタイミング・計算方式・基準値の陳腐化・検索性の不足に起因します。

まず「数量が合わない」問題は、入出庫の記入タイミングがバラつくのが主因です。紙控えや後追い入力をやめ、現場で即時記録（ハンディ端末／スマホフォーム）に統一しましょう。担当者と時刻の自動記録、変更履歴の固定化、引当分を差し引いた「実在庫」での判断も効果的です。

「単価が揺れる」のは、原価計算方式が未定義のまま運用されているケースがほとんど。移動平均かFIFO（先入先出）のどちらかを明文化し、過去データも遡って整備して初めて数値が安定します。入庫ログに入庫単価を必ず残し、サマリ側で方式に応じた計算を行う設計に。

「欠品が続く」場合は、発注点が古いことが多いです。季節変動やリードタイムの伸びを反映できていません。平均日販・標準偏差・リードタイムを月次で再計算し、安全在庫と発注点を更新しましょう。プロモーションや繁忙期はサービス係数を一時的に上げる運用も有効です。

「型番が見つからない」は、検索キーの設計不足が原因です。品目コードの他に、別名・JAN・型番・メーカー品番を別列で持ち、データ検証（プルダウン）と一貫した表記ルールでブレをなくします。さらに保管場所や棚番もマスタ化して検索軸を増やすと、現場の捜索時間が大幅に減ります。

仕上げとして、これらの対策をreadme（運用ルール）に明記し、月次の棚卸ミニ監査（差異率、欠品率、回転指標のチェック）を回すことで、つまずきが再発しない“自己修復型”の在庫管理へ近づきます。

まとめ

完璧なテンプレそのものより、現場が毎日守れる最小ルールが成果を左右します。

1. 迷わない列設計
2. 原票＝追記のみ・配布＝閲覧のみ
3. 発注点と回転び定期見直し

この三つを回すだけで、欠品・過剰・捜索のムダが目に見えて減ります。まずは10品目から始め、1週間で“回る型”をつくり、来月には全SKUへ。在庫は止めず、表は止めない。これが強い在庫管理の合言葉です。