【テンプレートあり】提案書の書き方とコツを徹底解説！

提案書とは？

提案書とは、相手に対して自分の考えや施策を説明・提案するための文書です。商談や社内会議、コンペなど、さまざまな場面で活用されます。特にビジネスでは、提案書の出来がプロジェクトの採用・却下を左右することもあります。 相手が納得しやすく、行動を起こしやすい構成にまとめることが成功のカギです。

提案書の基本構成と必要項目

提案書の基本構成と必要項目をご紹介します。評価される提案書には、次のような基本構成があります。

提案書作成のポイント

提案書を作成する際のポイントをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

1. 簡潔でわかりやすい表現を意識する

提案書は、読み手が短時間で内容を理解できることが大切です。専門用語や難しい表現を多用すると伝わりづらくなるため、誰が読んでもわかる平易な言葉でまとめましょう。

また、長文は避け、要点を箇条書きや短文で整理するのも効果的です。文章の構成も「結論→理由→補足」の順に整理すると、論理的で読みやすくなります。 読み手の視点で「どうすればわかりやすいか」を常に意識しましょう。

2.課題・目的・効果を明確に記載する

良い提案書には「なぜこの提案をするのか」がはっきり示されています。まず、現状の課題や問題点を明確にし、その解決に向けた提案であることを説明しましょう。そのうえで、提案を実施することで得られる効果やメリットも具体的に記載することが重要です。

読み手が提案の目的と期待できる成果をすぐ理解できる構成にすることで、採用される確率も高まります。

3.具体的な数値や事例を入れると説得力アップ

提案の説得力を高めるには、抽象的な表現ではなく、具体的な数字や事例を盛り込むことが効果的です。「売上が向上する」と書くよりも「売上を前年比10％アップさせる」と記載する方が、実現イメージを持ってもらえます。

また、過去の実績や他社事例、自社のデータなどを活用することで、提案の信頼性が増し、納得感も高まります。数字の根拠も添えて記載するのがベストです。

提案書作成時のよくある失敗

提案書を作成する際によくある失敗例をご紹介します。

1.文章が長い

提案書作成時によくある失敗は、まず内容が長すぎて読み手の負担になることです。情報を詰め込みすぎると、要点がぼやけてしまい、結果として提案の意図が伝わりにくくなります。特に説明や背景を丁寧に書こうとするあまり、冗長な表現が増えるケースが多いです。文章はできるだけ簡潔にまとめ、「結論→理由→補足説明」の流れを意識すると、わかりやすい提案書になります。

また、長文が続くと読む側の集中力も途切れがちなので、箇条書きや図表を活用して視覚的にも整理する工夫が必要です。

2.課題や目的が不明確

課題や目的が不明確なまま提案内容だけを羅列するケースもよくあります。これでは、相手が「なぜこの提案が必要なのか」「何を解決するのか」を理解できず、内容に納得してもらえません。

特に社内稟議や取引先への提案の場合、課題を客観的なデータや事実で示し、その解決策として提案を位置づけることが大切です。目的が曖昧な提案は、実行の優先順位も下がりやすくなります。まずは、現状の問題点と目指すべき状態を明確にし、それを軸に提案内容を構成しましょう。

3.数値や事例が無い

具体的な数値や事例が不足していると、提案の説得力は一気に弱まります。「売上アップが見込める」「業務効率が向上する」といった抽象的な表現では、読み手がその効果をイメージできません。

例えば、「売上が前年比10％向上する見込み」「作業時間を月20時間削減可能」など、数値を明記することで提案の実現性やインパクトが伝わりやすくなります。また、過去の実績データや他社事例を活用することで信頼性もアップします。実施スケジュールや費用の記載が抜けていると、計画性が不透明になり、実現可能性を疑われる要因になるため注意が必要です。必ず具体的な根拠と計画をセットで示しましょう。

提案書は「相手の立場で読む」視点が欠かせません。提案の目的・効果・実行手順を簡潔かつ論理的にまとめることを意識し、読み手が行動を起こしやすい構成を心がけましょう。

提案書テンプレート

ここからは提案書のテンプレート（項目）をご紹介します。参考にしてください。

商品・サービスの提案書

【表紙】

• 提案書タイトル：○○サービス導入のご提案
• 提出日：2025年○月○日
• 提出先：○○株式会社 御中
• 作成者：
• 株式会社○○　営業部 ○○ ○○

1. 提案の背景・目的

現在、貴社では○○の課題を抱えておられます。例えば、○○業務の工数増加や○○の遅延、コスト増加などが課題として挙げられています。

そこで、弊社の○○サービスをご提案することで、これらの課題を解消し、業務効率化・コスト削減・売上向上などの成果を実現することを目的としています。

2. 提案内容

本提案では、以下のサービス内容を提供いたします。

• ○○サービスの導入・設定
• ○○機能の利用サポート
• ○○に関する研修の実施
• ○○に伴う既存システムとの連携支援

【特徴】

• ○○の自動化により業務工数を30％削減
• 顧客対応の迅速化、売上向上への寄与

3. 期待される効果・メリット

本提案を採用いただくことで、以下の効果が期待できます。

• ○○業務の年間○○時間削減
• 売上の前年比○％アップ
• 顧客満足度の向上
• ○○コストの○％削減

また、導入初月から効果を実感でき、短期間で投資回収が可能です。

4. 実施スケジュール

5. 費用・予算

※詳細は別紙の見積書をご参照ください。

6. まとめ・今後の流れ

本提案により、貴社の○○課題を解消し、○○向上・業務効率化を実現できます。ぜひご検討のうえ、前向きなご判断をお願いいたします。

• 今後の流れ
• ご検討・質疑応答
• ご契約手続き
• サービス導入準備

【添付資料（任意）】

• 商品・サービスカタログ
• 導入事例
• 見積書

業務改善提案

【表紙】

• 提案書タイトル：業務改善提案書
• 提出日：2025年○月○日
• 提出者：○○部 ○○課　氏名 ○○ ○○
• 提出先：○○部門長 様

1. 提案の背景・現状の課題

現在、当課では以下のような課題が発生しています。

• ○○業務の手間・時間がかかっている
• ミスや漏れが発生しやすい
• 業務負担の偏りが発生している

これにより、○○の遅延・コスト増加・従業員の負担増といった問題が発生しています。

2. 改善の目的

上記課題を解決し、以下の状態を目指します。

• 業務時間の短縮
• ミスや漏れの防止
• 業務負担の平準化
• コスト削減
• 従業員の満足度向上

3. 改善提案の内容

今回の改善提案は以下の通りです。

• ○○業務のシステム化・ツール導入
• 業務フローの見直しとマニュアル整備
• 担当者の役割分担の再設定

【具体例】

例：○○システムの導入により、データ入力作業を自動化し、月間○時間の削減を目指す。

4. 期待される効果

本提案の実施により、以下の効果が期待されます。

• 月間○時間の業務削減
• 年間○円のコスト削減
• ミス発生件数の○％削減
• 従業員の満足度向上（アンケート調査実施予定）

5. 実施スケジュール

6. 費用・コスト試算（※必要時）

※費用対効果については別紙資料をご参照ください。

7. まとめ

本提案を通じ、現状の○○課題を解決し、業務効率化・コスト削減・職場環境改善を目指します。ぜひご検討のほど、よろしくお願いいたします。

【添付資料（任意）】

• 現行業務フロー図
• 改善後フロー案
• 費用対効果試算表

提案書テンプレートを活用して成果につなげよう

提案書は、相手に施策や考えを伝え、行動を促す重要なビジネス文書です。わかりやすい構成と簡潔な表現、課題・目的・効果の明確化が採用率アップのカギ。さらに具体的な数値や事例を盛り込むことで説得力も向上します。 記事内で紹介したすぐ使えるテンプレートを参考にしてみてください。