2025.05.20
申し送りとは？ビジネスシーンでの目的やポイントを解説
ビジネスの現場では、業務の引き継ぎや情報共有が欠かせません。その中で、「申し送り」という手法が重要な役割を果たします。
申し送りは、特定の業務や状況を次の担当者に正確に伝えるためのプロセスであり、医療・介護業界だけでなく、警備業や営業職などさまざまな職種で活用されています。
本記事では、申し送りの基本的な概念、業界ごとの活用例、効果的な申し送りのポイント、そして便利なテンプレートについて詳しく解説します。
目次
申し送りとは
申し送りとは、業務の引き継ぎ時に必要な情報を次の担当者に伝えることを指します。口頭または書面で行われることが多く、業務の円滑な進行やミスの防止、迅速な対応のために欠かせないものです。
申し送りの主な目的は以下の通りです。
- 業務の継続性を確保する
- 情報の抜け漏れを防ぐ
- 効率的な業務遂行を支援する
特に、複数の人がシフトを交代しながら業務を行う職場では、申し送りが重要になります。
申し送りが行われる業界・職種
申し送りはさまざまな業界で活用されていますが、特に次のような業界・職種で重要とされています。
看護・介護業界
看護・介護の現場では、患者や利用者の状態を正確に共有することが不可欠です。シフト交代時に申し送りが行われ、症状の変化や対応すべきポイントが伝達されます。例えば、「今朝から発熱が見られる」「食事量が減っている」など、患者の状態を細かく伝えることで、適切なケアを継続できます。また、緊急対応が必要なケースや、服薬管理の詳細など、命に関わる情報も含まれるため、正確性と迅速な共有が求められます。
警備業
警備業界では、施設の安全を確保するために申し送りが不可欠です。前のシフト担当者から次の担当者へ、「特定のエリアで不審な人物が確認された」「特定の扉の施錠に問題がある」といった情報を正確に伝えることで、リスクを最小限に抑えることができます。また、イベント会場や大型商業施設などでは、警備計画の変更や突発的なトラブル対応なども申し送りされるため、具体的かつ詳細な情報が求められます。
営業職
営業職においても、申し送りは重要な役割を果たします。特にチームで顧客を管理する場合、商談の進捗や顧客の要望を正しく共有することで、スムーズな営業活動が可能になります。「A社の担当者が価格交渉を希望している」「B社は納期を重視している」など、具体的な情報が申し送りされることで、営業の成功率が向上します。また、新規顧客の対応履歴や、クレーム対応の詳細を申し送りすることで、担当者が変わっても一貫性のある対応が可能になります。
申し送りのポイント
申し送りを効果的に行うためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。
ポイント①｜伝達する項目を整理しておく
申し送りを行う前に、どの情報を伝達すべきかを整理しておきましょう。情報が多すぎると混乱を招くため、優先順位をつけ、特に重要な項目から伝えることが大切です。また、伝達内容をメモやリスト化することで、口頭での申し送りでも漏れを防ぎ、簡潔にまとめることができます。
ポイント②｜事実と推測・意見を区別する
申し送りでは、事実と推測・意見を明確に区別することが大切です。例えば、「○○さんは今朝38度の熱がある」という事実と、「○○さんは風邪かもしれない」という推測を分けて伝えることで、正確な対応が可能になります。曖昧な情報は誤解を生む原因となるため、客観的なデータや根拠を示しながら伝えることを意識しましょう。
ポイント③｜時系列ではなく項目別にまとめる
情報を時系列で伝えると、重要なポイントが埋もれてしまうことがあります。そのため、「患者の状態」「対応内容」「今後の注意点」といった項目別に整理することで、伝達の効率が向上します。特に、長時間にわたる業務の場合、膨大な情報の中で何が最も重要なのかを把握しやすくする工夫が必要です。
ポイント④｜申し送りのテンプレートを用意しておく
申し送りをスムーズに行うためには、あらかじめテンプレートを用意しておくと便利です。決まったフォーマットを使用することで、情報の抜け漏れを防ぎ、誰でも簡単に申し送りを行うことができます。テンプレートを活用すれば、伝達の均一化が図れ、チーム全体で統一されたフォーマットで情報共有が可能になります。
申し送りのテンプレート
以下に、各業界で使用できる申し送りのテンプレートを紹介します。
① 看護・介護業界のテンプレート
| 【○○病棟 申し送り（○月○日）】 [患者氏名]：田中太郎 [年齢・性別]：75歳・男性 [本日の状態] ・体温：38.0℃ ・血圧：120/80 mmHg [その他の症状] ・軽度の咳 ・食事量が減少している ・昨夜、呼吸困難を訴えた [対応内容] ・実施した処置・ケア：解熱剤を投与 ・体温管理のため、定期的に水分補給を指導 ・呼吸法の練習を実施 ・使用した医療器具・薬剤：解熱剤（アセトアミノフェン）、酸素マスク（1L/分で投与） [服薬情報] ・服薬済み／未服薬の薬剤：服薬済み（血圧の薬、インスリン） ・未服薬（解熱剤） [副作用の有無] なし [次のシフトへの引き継ぎ事項] ・体温の変動に注意（特に夜間） ・食事量が減少しているため、栄養管理を徹底すること [緊急時の対応指示] 呼吸困難が再発した場合は、酸素を2L/分に増量し、速やかに担当医に連絡 |
② 警備業のテンプレート
| 【○○ビル 夜間警備申し送り（○月○日）】 [警備対象エリア] ・施設名、エリア詳細：ABCビル・駐車場エリア ・警備範囲・重点監視ポイント：ビルの出入り口 ・駐車場の通行車両の監視 [本日の警備状況] ・巡回時間と回数：08:00、12:00、16:00、20:00の4回巡回 ・施設の異常の有無：特に異常なし ・防犯カメラの状況：映像の録画が正常 [特記事項] ・不審者、不審物の有無：不審人物の出入りはなし ・トラブル発生の有無と対応内容：駐車場にて車両が停車中、無断駐車者に対して警告 ・施錠、解錠の問題点：東側の扉の施錠が少し緩んでいたので、修理依頼済み [次のシフトへの注意点] ・駐車場内の無断駐車が続いているため、次のシフトでも警告を強化 ・特定のエリアでの追加対応指示：入口付近で不審者の確認があったため、引き続き警戒強化 ・連絡すべき担当者・緊急連絡先：管理担当者 山田（内線1234） |
③ 営業職のテンプレート
| 【○○商事 申し送り（○月○日）】 [顧客情報] ・企業名：株式会社XYZ ・担当者名：鈴木一郎 ・業種、事業内容：ITソフトウェア開発 [商談の進捗] ・商談日時：2025年3月25日 ・場所：東京オフィス ・提案内容：提案内容：新しいソフトウェア導入案 ・顧客の反応：興味を示し、詳細な費用見積もりを要求 ・競合他社の動向：他社が似たような提案を行っており、価格面での競争が激化 [顧客の要望] ・価格：価格は現在の契約の50%以内 ・納期：2か月以内に納品希望 ・製品、サービスに関する質問、懸念点：ソフトウェアのカスタマイズ性とサポート体制について懸念 ・特別なリクエスト：オンラインサポートを24時間対応にすること [次回対応予定] ・次回アクション（訪問・メール・電話）：メールで追加情報を送付後、1週間以内に訪問予定 ・提出予定の資料、見積もり：詳細な費用見積もりと導入スケジュール ・社内での準備事項、確認点：提案内容の価格調整を行い、競合他社との差別化ポイントを強化 |
まとめ
申し送りは、業務の円滑な引き継ぎや情報共有に欠かせない重要なプロセスです。特に、看護・介護業界、警備業、営業職などでは、正確で分かりやすい申し送りが求められます。
効果的な申し送りを行うためには
- 伝達する項目を整理する
- 事実と推測を区別する
- 項目別にまとめる
- テンプレートを活用する
といったポイントを押さえることが大切です。本記事で紹介したテンプレートを活用し、スムーズな申し送りを実現しましょう。
