報告書テンプレートの種類4選！選び方や書き方・注意点まとめ

報告書テンプレートの種類

報告書テンプレートは、効率的かつ効果的な報告書作成の強力なツールです。

• Wordを使った報告書テンプレート
• Excelを使った報告書テンプレート
• PowerPointを使った報告書テンプレート
• 無料ダウンロードサイトを使った報告書テンプレート

それぞれの特徴をご紹介しますので参考にしてください。

Wordを使った報告書テンプレート

引用：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/word

Wordは文書作成ソフトとして非常に汎用性が高く、報告書の作成にも適しています。特に、ビジネス文書向けのフォーマットやスタイル機能を活用すれば、見やすく、統一感のある報告書を作成できます。

また、テンプレートを利用することで、書式設定の手間を省き、迅速に文書を仕上げることが可能です。

Excelを使った報告書テンプレート

引用：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel

Excelは、数値データや表、グラフを含む報告書に適しています。特に、売上報告やプロジェクトの進捗報告、データ分析結果をまとめる際に活躍します。計算式やピボットテーブルを活用すれば、データの視覚化や集計作業を効率化できます。

PowerPointを使った報告書テンプレート

引用：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/powerpoint

PowerPointは、プレゼンテーション用の報告書に最適です。視覚的に訴求力のあるスライドを作成でき、会議やプレゼンでの説明資料として活用できます。アニメーション機能やグラフィック要素を組み合わせることで、視覚的なインパクトを与えられます。

無料ダウンロードサイトを使った報告書テンプレート

インターネット上には、無料でダウンロードできる報告書テンプレートが数多く存在します。

例えば、「テンプレートBANK」や「Microsoft Office公式サイト」では、ビジネス向けからカジュアルな用途まで、さまざまなデザインや形式のテンプレートを入手できます。

目的別｜報告書テンプレートの選び方

報告書の作成において、目的に合ったテンプレートを選ぶことが大切です。

• 社内用
• 社外用
• 研修用

それぞれの用途に合わせた報告書のテンプレートを説明します。

社内用の報告書

社内向けの報告書は、情報共有や業務報告を目的とする場合が多いため、シンプルで実用的なデザインを選ぶと良いでしょう。特に、WordやExcelを使ったテンプレートは、フォーマットの統一や管理が容易です。

社外用の報告書

社外向けの報告書は、会社のイメージを左右するため、デザイン性や見栄えを重視する必要があります。PowerPointを使った資料や、デザイン性の高いテンプレートを活用して、プロフェッショナルな印象を与えることが大切です。

研修用の報告書

研修用の報告書は、受講者の学びや気づきを整理するために使用します。構造が分かりやすく、記入しやすいフォーマットを選びましょう。自由記入欄や、要点をまとめやすいレイアウトが望ましいです。

テンプレートを使った報告書の書き方

テンプレートを活用すれば、報告書作成の効率が大幅に向上します。しかし、報告書を作成するには書き方を理解し、適切にテンプレートを活用することが重要です。

報告書の書き方の注意点

より良い報告書を作成するには、いくつかの重要な注意点があります。

誰に向けたものなのか明確にする

報告書の受け手を意識し、読み手が求めている情報を適切に提供することが大切です。例えば、経営層向けであれば要点を簡潔に、実務担当者向けであれば詳細なデータを含めるなど、ターゲットに合わせた書き方を心がけましょう。

5W1Hを明確にする

報告書では、「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」の5W1Hを意識して記載します。これにより、情報が不足せず、相手に誤解を与えない内容に仕上げられます。

報告書はテンプレートを使って業務改善をしよう

報告書は、業務の進捗や成果を正確に伝えるための重要なツールです。テンプレートを活用することで、作成時間の短縮やクオリティの均一化が期待できます。業務効率を向上させるために、ぜひ目的や用途に合った報告書テンプレートを活用しましょう。