情報共有とは？メリットやおすすめの共有ツールや選定ポイントも紹介！

情報共有とは？

情報共有とは、組織内やチーム内で必要な情報をメンバー同士で伝達・共有することを指します。具体的には、業務に関するデータ、ノウハウ、進捗状況、課題などを共有し、メンバー全員が同じ情報を持つことで、業務の効率化や組織力の向上を図ることができます。

情報共有のメリット

続いて、情報共有のメリットのメリットを3つに分けて説明します。

メリット①｜業務効率化と生産性向上

情報を円滑に共有することで、業務の重複やミスを防ぎ、作業効率を高めることが可能です。特に、タスクの進捗や資料をリアルタイムで共有することで、無駄なコミュニケーションを減らし、迅速な意思決定が可能になります。

メリット②｜組織力の向上

メンバー間で情報を共有することで、チーム全体の目標やビジョンの共有が促進されます。一人ひとりが組織の動きを理解することで、チームワークの強化や信頼関係の構築にもつながります。

メリット③｜知識やスキルの共有

個々のメンバーが持つ知識やスキルを共有することで、組織全体のレベルアップが期待できます。特に、成功事例や失敗事例のナレッジを共有することで、同じミスを防ぎ、効率的に学びを深めることが可能です。

情報共有を成功させるためのポイント

情報共有を成功させるためのポイントを3つご紹介します。ぜひ参考にしてください。

ポイント①｜ 情報共有のルール作り

情報共有をスムーズに行うためには、何をどのように共有するか、また情報の更新頻度や管理方法について、ルールを明確にすることが重要です。

ポイント②｜コミュニケーションを活性化

単に情報を発信するだけでなく、メンバー同士のコミュニケーションを促進する仕組みを整えることが大切です。コメント機能やチャットツールを活用し、双方向のコミュニケーションを実現しましょう。

ポイント③｜情報共有ツールを導入

情報共有を効率化するために、専用のツールを導入するのも有効です。ツールを活用することで、情報の管理や検索が容易になり、業務全体の流れを可視化することができます。

情報共有ツール選定のポイント

続いて、情報共有ツール選定のポイントを説明します。自社に合った情報共有ツールの選定に役立てましょう。

導入する目的を明確に

ツール選定時には、導入の目的をはっきりさせましょう。「業務効率化」「プロジェクト管理」「ナレッジ共有」など、目的に合ったツールを選ぶことが成功のカギです。

情報の検索性の高さ

大量の情報が蓄積された場合でも、必要な情報に素早くアクセスできる検索機能が重要です。タグ付け機能やフィルター機能など、検索性の高いツールを選びましょう。

おすすめの情報共有ツール5選！

ツール①｜Octpath

引用：https://octpath.com/

Octpathは、業務手順の複雑さを解消し、作業ミスや抜け漏れを防止するクラウド型プロセスマネジメントサービスです。 フロー図やマニュアル作成、進捗管理、フォーム機能、コメント機能など、多彩な機能を備え、業務の一元管理を実現します。シンプルなUIと高い検索性により、誰でも直感的に操作可能で、業務効率化と生産性向上に貢献します。

15日間の無料トライアルも提供しており、導入前に十分な検証が可能です。

ツール②｜Chatwork

引用：https://go.chatwork.com/ja/

Chatworkは、中小企業向けのビジネスチャットツールで、国内利用者数No.1を誇ります。シンプルな機能と高いセキュリティ水準により、専門的なスキルや高いITリテラシーがなくても、誰でも簡単かつ安全に利用可能です。 チャット、ファイル管理、タスク管理、ビデオ・音声通話など、多彩な機能を備え、社内外のコミュニケーションを円滑にします。また、他サービスとの連携も充実しており、業務効率化に大きく貢献します。

ツール③｜NotePM

引用：https://notepm.jp/

NotePMは、社内のナレッジやノウハウを一元管理できるナレッジマネジメントツールです。高機能エディタと豊富なテンプレートにより、誰でも簡単にマニュアルや業務手順書を作成できます。

強力な検索機能を備え、WordやExcel、PDFなどのファイル内容も全文検索可能で、必要な情報を迅速に見つけ出せます。また、柔軟なアクセス制限やコメント機能、レポート機能などを搭載し、情報共有の効率化と属人化の解消に貢献します。

ツール④｜Backlog

引用：https://backlog.com/ja/

Backlogは、チームでのプロジェクト管理やタスク管理を効率化するためのツールです。ガントチャートやカンバンボード、ファイル共有、Wikiなどの多彩な機能を備え、プロジェクトの進捗状況を可視化し、タスクの担当者や期限を明確にします。直感的な操作性と親しみやすいデザインにより、エンジニアだけでなく、デザイナーやマーケターなど、さまざまな職種・業界で活用されています。 また、ユーザー数無制限のプランもあり、チームの規模に合わせて柔軟に対応可能です。

ツール⑤｜Google Drive

引用：https://workspace.google.com/intl/ja/products/drive/

Google ドライブは、Google Workspace の一部として提供されるクラウドストレージサービスです。ユーザーは、あらゆるデバイスからファイルを安全に保存、アクセス、共有できます。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどとシームレスに連携し、リアルタイムでの共同編集が可能です。

また、SlackやZoomなどのサードパーティアプリとも統合され、業務効率化をサポートします。さらに、パソコン版ドライブをインストールすることで、ローカル環境とクラウド間の同期が容易になり、オフライン時でもファイルの閲覧や編集が可能です。

まとめ

情報共有は、業務効率化や組織力の向上に欠かせない要素です。ルール作りやコミュニケーションの促進、最適な情報共有ツールの導入を通じて、より強い組織を目指しましょう。

フロー図を使用した業務可視化には、「Octpath」がおすすめです。15日間無料で体験できるため、試用してみてはいかがでしょうか。