2025.02.28
テンプレートとは？ビジネスでの活用事例やメリット、作成時のポイントを解説
ビジネスにおいて「テンプレート」は、業務の効率化や品質の均一化を図るために欠かせないツールです。
例えば、メールや企画書、報告書のフォーマットを統一することで、作業時間の短縮やミスの防止が可能になります。
本記事では、テンプレートの基本的な概念から、具体的な活用事例、導入のメリット、作成時のポイントまでを詳しく解説します。
目次
テンプレートとは？
テンプレートとは、あらかじめ決められた形式や枠組みのことを指します。文書やデザイン、システムなどで統一されたフォーマットを用いることで、作業の効率化や品質の均一化を図ることができます。
テンプレートはさまざまな場面で活用されています。例えば、以下のようなものが挙げられます。
- ビジネス文書：メール、報告書、プレゼン資料
- デザイン：Webサイトのレイアウト、チラシのフォーマット
- プログラミング：コードの雛形、フレームワーク
テンプレートを活用することで、業務の効率化だけでなく、ブランドイメージの統一やミスの削減にもつながります。
テンプレートは様々なシーンで使用されている
「テンプレート」は、以下のシーンで利用されています。詳しく見ていきましょう。
- ビジネスにおけるテンプレート
- パソコンにおけるテンプレート
- アニメやドラマにおけるテンプレート
1.ビジネスにおけるテンプレート
ビジネスにおける「テンプレート」とは、業務を効率化し品質を均一に保つために活用される定型フォーマットのことです。テンプレートを活用することで作業の標準化が進み、時間の短縮やミスの削減につながります。
業務でのテンプレート活用例
| メール対応 | 問い合わせ対応や営業メールの定型文 |
|---|---|
| 報告書・企画書 | 社内報告や提案書のフォーマット |
| SNS・マーケティング | 投稿文や広告のテンプレート |
| 会議資料・議事録 | 会議のアジェンダや議事録フォーマット |
2.パソコンにおけるテンプレート
パソコンにおける「テンプレート」とは、文書作成やデザイン、プログラミングなどの作業を効率化するために、あらかじめ設定されたフォーマットや雛形のことを指します。 テンプレートを活用することで、一から作成する手間を省き、統一感のある資料やデザインを簡単に作成できます。
パソコンで使われるテンプレートの具体例
| 文書作成ソフト | Microsoft Word |
|---|---|
| Microsoft Excel | |
| Microsoft PowerPoint | |
| デザインソフト | Canva |
| Adobe Photoshop | |
| Adobe Illustrator | |
| メール・チャット | Gmail |
| Outlook | |
| Slack | |
| Teams | |
| プログラミング・Web制作 | HTML / CSS |
| コードスニペット（Python、JavaScript など） |
3.アニメやドラマにおけるテンプレート
アニメやドラマにおける「テンプレート（テンプレ）」とは、物語の展開やキャラクター設定、演出などで頻繁に使われる定型パターンのことを指します。 視聴者にとって分かりやすく、期待感を持たせる役割を果たすことが多いです。
アニメやドラマでよく見られるテンプレートの例
| ストーリーのテンプレ | 異世界転生もの（アニメ） |
|---|---|
| 三角関係（恋愛ドラマ） | |
| 復讐劇（サスペンス） | |
| キャラクターのテンプレ | ツンデレ |
| お調子者の親友 | |
| クールな天才キャラ | |
| シチュエーションのテンプレ | 壁ドン（恋愛系） |
| バトル直前の長セリフ（バトルアニメ） | |
| 最終回の大逆転 |
ビジネスでのテンプレート活用のメリット
続いて、ビジネスでのテンプレート活用のメリットをご紹介します。
- 業務の効率化ができる
- アウトプットに一貫性がでる
- コスト削減ができる
1. 業務の効率化ができる
テンプレートを活用することで、ゼロから文書や資料を作成する手間を省き、業務のスピードを向上させることができます。 例えば、営業メールの定型文を用意しておけば、毎回一から文章を考える必要がなくなり、迅速な対応が可能になります。また、ExcelやPowerPointのフォーマットを統一しておくことで、データ入力や資料作成の時間を大幅に短縮できます。
2.アウトプットに一貫性がでる
企業内でテンプレートを使用することで、情報の伝え方やデザインの統一が図れ、クオリティを一定に保つことができます。例えば、社外向けのプレゼン資料や提案書が各担当者ごとにバラバラのデザインでは、企業のブランドイメージが損なわれる可能性があります。テンプレートを活用すれば、表現の統一ができ、どの担当者が作成しても高品質な資料を提供できるようになります。
3.コスト削減ができる
テンプレートを活用することで、業務時間の短縮やミスの削減が実現し、結果的に人件費や修正コストの削減につながります。例えば、毎回異なるフォーマットで報告書を作成していると、フォーマットの確認や修正に余計な時間がかかりますが、統一されたテンプレートがあればその時間を削減できます。 また、デザインやマーケティング資料のテンプレートを用意することで、外注コストを抑えることも可能です。
ビジネスでのテンプレートの活用事例
ここからは、ビジネスでのテンプレートの活用事例をご紹介します。ぜひ参考にしてください。
活用例①｜レジュメ・議事録の作成
会議のレジュメや議事録のフォーマットをテンプレート化することで、情報整理がスムーズになり、抜け漏れを防ぐことができます。 例えば、議事録のテンプレートには「会議の目的」「議題」「決定事項」「アクションプラン」などの項目をあらかじめ設定しておくことで、誰が記録を取っても統一感のある内容になり、関係者が後から内容を確認しやすくなります。
- 記録漏れを防ぎ、重要な情報を確実に共有できる
- どの会議でも一貫したフォーマットで情報整理が可能
- 作成時間を短縮し、迅速に共有できる
議事録作成ツールなら「TEXTA」がおすすめです。
活用例②｜プロジェクト管理
プロジェクトの進捗管理やタスク管理をテンプレート化することで、チーム内の情報共有が円滑になります。例えば、ExcelやGoogleスプレッドシートで「タスク一覧」「担当者」「進捗状況」「期限」などのフォーマットを作成し、全プロジェクトで共通して使用することで、効率的な進捗管理が可能になります。 また、「octpath」などのプロジェクト管理ツールでも、テンプレート機能を活用することで、毎回ゼロから作成する手間を省けます。
- 進捗状況を一目で把握できる
- 各メンバーのタスクを明確化し、責任の所在を明らかにできる
- プロジェクトごとの管理ルールを統一できる
活用例③｜マニュアルの作成
業務手順をマニュアル化し、テンプレートを活用することで、新人教育や業務の標準化がスムーズに進みます。例えば、「業務フロー」「使用ツール」「注意点」などの項目を揃えたマニュアルテンプレートを作成しておけば、新入社員が短期間で業務を習得しやすくなります。 また、トラブルシューティング用のマニュアルもテンプレート化することで、問い合わせ対応の時間を削減し、業務の属人化を防ぐことができます。
マニュアルの作成にはAI搭載の業務管理ツール「octpath」がおすすめです。
- 業務の標準化が進み、誰でも同じ手順で作業できる
- 新人教育の負担を軽減し、早期戦力化が可能
- ノウハウを蓄積し、効率的に業務改善ができる
ビジネスシーンでのテンプレート作成時のポイント
最後にビジネスシーンにおけるテンプレート作成時のポイントを説明します。
目的に応じたテンプレート設計
テンプレートを作成する際は「何のために作るのか」 を明確にすることが重要です。例えば、営業メールのテンプレートなら「短時間で効果的な営業を行う」、議事録なら「会議内容を正確に記録し共有する」など、目的に応じた設計が求められます。 また、利用者（社内メンバー・取引先など）の立場を考慮し、誰でも使いやすい構成にすることが大切です。
シンプルな設計
テンプレートは、誰が使ってもスムーズに活用できるように、シンプルな設計を心がけましょう。項目を詰め込みすぎると、逆に使いづらくなるため、必要最低限の情報に絞る ことが重要です。 例えば、報告書のテンプレートなら「タイトル」「概要」「課題」「対応策」など、最も必要な要素だけを残すことで、簡潔でわかりやすいフォーマットになります。
継続的な改善
一度作ったテンプレートをそのまま使い続けるのではなく、業務の変化やフィードバックをもとに、定期的に見直し・改善することが重要です。 例えば、「記入項目が多すぎる」「使いづらい部分がある」といった意見があれば、適宜修正し、より実用的なものにアップデートしていきましょう。
まとめ
ビジネスにおけるテンプレートは、業務の効率化や品質の均一化を実現する重要なツールです。メールや報告書、プロジェクト管理など、多くの場面で活用されており、作業時間の短縮やミス防止に貢献します。
「octpath」などのプロジェクト管理ツールを活用することで、毎回ゼロから作成する手間を省けます。
