【保存版】Googleスプレッドシートの特徴や基本的な使い方を徹底解説

Googleスプレッドシートとは？

GoogleスプレッドシートとはGoogleが提供する、Googleアカウントがあれば無料で利用できるクラウド型の表計算ソフトです。パソコンだけでなくスマホ、タブレットからも利用できます。

以下ではGoogleスプレッドシートの特徴と、GoogleスプレッドシートとExcelを説明していきます。

Googleスプレッドシートの特徴

Googleアカウントがあれば無料で利用できるGoogleスプレッドシートですが、大きな特徴がいくつかあるので説明していきます。

• 複数人での同時編集が可能
  Googleスプレッドシートはクラウド上で利用するため、URLを共有することで複数人の同時閲覧・編集が可能です。
  編集内容がリアルタイムで反映されるため、会議中にその場で修正をかけたり、常に最新の進捗管理ができます。
• コメント機能でスプレッドシート内での確認・修正が可能
  Googleスプレッドシートではシート内でコメントを入れることが可能なので、修正指示をメールやチャットなどの他のツールを使用せずに、効率的に作業を進めていけます。
• Excelファイルをそのまま編集できる
  ExcelのファイルをGoogleドライブにアップロードすると、そのままGoogleスプレッドシートでファイルを開きExcelのファイルを編集することができます。

GoogleスプレッドシートとExcelの違い

表計算ソフトと聞くと、GoogleスプレッドシートよりもまずExcelが頭に浮かぶ方は多いのではないでしょうか。

この2つの違いを比較表にしています。

Googleスプレッドシートの使い方｜作成

実際のスプレッドシートの作成方法を説明していきます。

• スプレッドシートの新規作成
• Excel ファイルをスプレッドシートに変換
• 関数を挿入する
• グラフを作成する

この4点に分けてそれぞれ解説します。

スプレッドシートの新規作成・追加

まずは新規作成について説明していきます。

1. Googleアカウントにログインしドライブを開きます。

2. 「新規」をクリックします。

3. 「Googleスプレッドシート」を選択します。

4．白紙のスプレッドシートが出てきたらExcelと同じように入力していくだけです。

「無題のスプレッドシート」をクリックすればタイトルを変更できます。

続いて「追加」について説明していきます。

1. スプレッドシート内でシートを追加したい場合は左下の「+」をクリックすると新しいシートが追加されます。

2. 左下のシートの名前を変更した場合は「シート（数字）」の右側にある「▼」をクリックして、表示されたメニューから「名前を変更」を選択して名前を変更します。

Excel ファイルをスプレッドシートに変換

GoogleスプレッドシートはMicrosoft Excelと互換性があるため、ExcelのままGoogleスプレッドシートで編集することができます。
Googleスプレッドシートで開きたいExcelファイルをGoogleドライブに保存し、Google絵ドライブの画面からファイルを開くだけで編集することが可能です。

もしその操作でファイルが開けなかった場合の説明をしていきます。

1. 開きたいファイルを右クリックし「アプリで開く」を選択します。

2. さらに右側に出てきた「Googleスプレッドシート」を選択すると、自動でファイルが変換されて開けます。

関数を挿入する

Googleスプレッドシートでは、Excelと同様に関数が利用できます。簡単な計算を例に説明していきます。「1〜10」までのセルの入力された値を合計したい場合を想定します。

1．1～10まで数字を入力していきます。

2．SUM関数を利用して「SUM（B1：B10）」と関数を挿入すると、「B1〜B10」までの合計が計算できます。

グラフを作成する

次にグラフ作成法を説明していきます。

グラフには

• 円グラフ
• 棒グラフ
• 折れ線グラフ
• 棒グラフ+折れ線グラフ

などさまざまな種類のグラフがあります。ここでは棒グラフを例に説明していきます。

1．グラフ化したいデータを入力・選択し「挿入」のタブから「グラフをクリック」します。

2．グラフをクリックすると下のような円グラフが自動的に作成されます。

ここでは棒グラフを作成したいので、右側の「グラフエディタ」の「グラフの種類」の下部にある「円グラフ」をクリックします。

3．作りたいグラフを選択すれば完成です。

ここでは棒グラフを作成したいので「棒グラフ」をクリックしています。

Googleスプレッドシートの使い方｜共有

Googleスプレッドシートの共有について以下の2点にわけてそれぞれ解説していきます。

• スプレッドシートの共有
• コメントの追加・編集・削除

スプレッドシートの共有

スプレッドシートの共有方法は以下の2種類あります。

• Gmailアドレスで共有する方法
• リンクをコピーして共有する方法

どちらの方法にしても、まずは右上にある「共有」をクリックします。

次の段階から手順が変わります。Gmailアドレスで共有する方法から説明していきます。

1．「共有」をクリックすると以下の画面が出てきます。

青枠部分に共有したいユーザーのアドレスを入力します。

2．アドレスを入力すると右側にある「▼」をクリックして共有権限を選びます。

権限には3種類あります。

• 閲覧者：共有したスプレッドシートの閲覧のみ可能
• 閲覧者（コメント可）：共有したスプレッドシートの閲覧とコメントの追加が可能
• 編集者：共有したスプレッドシートの編集が可能

3．共有権限が決まったら「送信」をクリックすると共有が完了します。

続いてはリンクをコピーして共有する方法を説明していきます。

画面左下の「リンクをコピー」をクリックします。

コピーしたリンクを共有したい相手にメールやチャット等で教えることでこのスプレッドシートを共有することができます。

この共有方法には1つ注意点があり、共有権限が一括管理になります。

ユーザーごとに共有権限を変えたいときはGmailアドレスの共有をしてください。

コメントの追加・編集・削除

コメントの追加・編集・削除について説明していきます。

追加

コメントを入力したいセル上で右クリックをして「コメント」を選択します。

編集・削除

コメントを追加したセルをクリックすると、出てくる「⁝」をクリックすると編集・削除ができます。

Googleスプレッドシートの使い方｜保存

次にGoogleスプレッドシートの保存について説明していきます。

スプレッドシートはオンライン状態であれば編集ごとに自動保存され、その他にもさまざまな形式でダウンロードすることが可能なので説明していきます。

ExcelやPDF・CSVファイルとして保存する

左上にある「ファイル」をクリックし、「ダウンロード」にカーソルを持っていくとさまざまな形式が表示されるので、この中から保存したい形式をクリックして下さい。

ダウンロードしたファイルはGoogleドライブの「マイドライブ」に保存されます。

Googleスプレッドシートのよくある質問

Google スプレッドシートの保存方法は？

Googleスプレッドシートは編集作業をするごとに自動保存されるため、特別保存操作は必要ありません。

ファイル形式を変えたい場合は以下の順番でクリックをします。

「ファイル」→「ダウンロード」

Googleスプレッドシートでダウンロード可能な形式は以下の種類になります。

• Microsoft Excel（.xlsx）
• OpenDocument（.ods）
• PDF（.pdf）
• ウェブページ（.html）
• カンマ区切り形式（.csv）
• タブ区切り形式（.tsv）

Googleスプレッドシートをメールに添付する方法は？

作成したGoogleスプレッドシートをメールで送信する方法を説明していきます。

1．左上の「ファイル」を開き、「メール」をクリックすると「ファイルをメールで送信」が表示されるのでそこをクリックしてください。

2．送信先・件名・メッセージ・ファイル形式、それぞれ必要事項を入力したら「送信」をクリックします。

ExcelからGoogleスプレッドシートに変換する方法は？

ExcelファイルをGoogleドライブにアップロードして開くことでそのまま、表示・編集

保存が可能です。

そこで編集することで自動で保存されます。

Googleスプレッドシートを活用して業務を効率化しよう

今回の記事ではGoogleスプレッドシートについて説明しました。

Googleスプレッドシートは無料で利用でき、Excelとの互換性があるうえ、簡単に他者との共有・リアルタイムで共同編集ができるとても便利なツールです。

Googleスプレッドシートの便利な機能を使いこなして業務の効率化を目指していきましょう。