マルチタスクとは？できるようになる方法をわかりやすく解説

マルチタスクとは

作業を進める上で、１つの事だけでなく、複数の事を同時に着手しなければいけない状況に直面したことはありませんか?マルチタスクとは、複数の作業やタスクを同時に処理する能力や状態を指します。

現代社会では、ビジネスシーンだけでなく、生活の中でも複数のタスクを効率的に処理することが求められる場面が増えており、実は多くの人々がマルチタスクを意識しています。

しかし、マルチタスクが本当に効果的なのか、そしてどのようにすれば上手にこなせるのかを理解できてない方が少なからずいらっしゃるのではないでしょうか。

ここからは、マルチタスクについて以下のように細かく解説していきます。

• マルチタスクの意味
• マルチタスクとシングルタスクの違い
• マルチタスクが仕事上で重要視される理由

それではひとつずつ見ていきましょう。

マルチタスクの意味

「マルチタスク」とは、一般的に、複数の作業や業務を同時に進めることを指し、以下の様なシチュエーションが考えられます。

• メールをチェックしながら電話を受ける
• プレゼン資料を作成しながら会議に参加する
• 打ち合わせをしながら適切な議事録を作成する

また、マルチタスクは現代のビジネス環境において特に重要とされていますが、その効果については賛否両論があります。

マルチタスクとシングルタスクの違い

マルチタスクと対照的なのが「シングルタスク」です。シングルタスクは、一つの作業に集中して取り組む方法を指します。

マルチタスクは、複数の作業を同時に進めることで効率を上げようとする手法であるのに対し、シングルタスクは一つの作業を完了させてから次の作業に取り掛かるというアプローチです。

シングルタスクは、集中力を高め、作業の質を向上させるとされていますが、マルチタスクには、その場その場で柔軟に対応できるという利点があります。

マルチタスクが仕事上で重要視される理由

ビジネスの現場では、マルチタスクが重要視されることが多々あります。これは、現代のビジネス環境が非常にスピーディーであることが一因です。

例えば、顧客対応やプロジェクトの進行など、同時進行で行わなければならない業務が多いため、複数のタスクを効率よく処理するスキルが求められます。

さらにマルチタスクは、時間管理やリソースの最適化にも寄与するため、結果的に組織全体の生産性向上に繋がります。

ひとりひとりのビジネスパーソンがマルチタスクで仕事を進められれば、少人数でより効率よく多くの作業をこなすことが可能です。

マルチタスクが上手にできるようになる方法

マルチタスクを効果的に行うためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

以下に、マルチタスクが上手にできるようになるための方法を紹介します。

• 円滑に進めるために環境を整える
• 現状のタスクを洗い出し把握する
• タスクの優先順位を決める
• タスクは時間を区切って処理する
• 全てのタスクをシングルタスクとして分解する
• 共通するタスクは同じタイミングで処理する
• タスク管理ツールを使う

それぞれの内容を詳しく解説します。

円滑に進めるために環境を整える

まず、作業を行う環境を整えることが重要です。

仕事をするデスク周りには不必要なものを置かず、さらには周囲の雑音を排除し、必要なツールや資料を手元に揃えておくことで、タスクに集中しやすくなります。

特に、デジタルツールを使用する際には、必要なアプリケーションやファイルを事前に開いておくことで、スムーズに作業を進めることができます。

現状のタスクを洗い出し把握する

次に、現状のタスクをすべて洗い出し、それらを把握することが大切です。

タスクの全体像を把握することで、優先順位を決めやすくなり、どのタスクを同時進行させるべきかを判断する基準が明確になり、効率的に作業を進めることが可能です。

タスクの洗い出しには、業務フローとタスク管理を掛け合わせた、プロセスタスク管理ツール「octpath」がおすすめです。

タスクの優先順位を決める

洗い出したタスクに対して、優先順位を決めることは、マルチタスクを成功させるための鍵となるでしょう。

全てのタスクを同時に進めるのは難しいため、重要度や期限に基づいて優先順位を設定することで、効果的に作業を進められます。

また、優先順位をつけることで、どのタスクに多くの時間とリソースを割くべきかが明確になります。

タスクは時間を区切って処理する

マルチタスクを行う際には、時間を区切ってタスクを処理することが有効です。

例えば、30分ごとにタスクを切り替えるといった具合に、時間を管理することで、集中力を維持しやすくなります。

また、タイムボックスを設定することで、無駄な時間を削減し効率的に作業を進めることができます。

マルチタスクで仕事を進める上ではデジタルツールに頼るだけでなく、意識的に作業に集中することも大切です。

全てのタスクをシングルタスクとして分解する

マルチタスクを行う際には、タスクを小さく分解し、それぞれをシングルタスクとして処理する方法も有効です。

大きなタスクを小さなステップに分けることで、達成感を得やすくなり、モチベーションを保つことができます。

また、シングルタスクとして分解することで、集中力を維持しやすくなります。

共通するタスクは同じタイミングで処理する

マルチタスクを効率よく進めるためには、共通する要素を持つタスクを同じタイミングで処理することが有効です。

例えば、同じツールやアプリケーションを使用するタスクをまとめて行うことで、ツールの切り替えによる時間の無駄を省くことができ、作業効率が向上し全体的な生産性が高まります。

タスク管理ツールを使う

最後に、タスク管理ツールを活用することも、マルチタスクを上手にこなすためには欠かせません。

タスク管理ツールを使用することで、タスクの進行状況を一目で把握できるようになります。

また、リマインダー機能や期限設定機能を活用することで、重要なタスクを見逃すことなく処理することができます。

業務フローとタスク管理を掛け合わせた、プロセスタスク管理ツール「octpath」がおすすめです。

マルチタスクが苦手な人の傾向

マルチタスクを上手にこなすことが難しいと感じる人には、いくつかの共通する傾向があります。以下に、その主な特徴を紹介します。

• 完璧主義
• こだわりが強すぎる
• スケジュール管理ができない

完璧主義

完璧主義の人は、すべてのタスクを完璧にこなそうとするため、結果的にマルチタスクが苦手になることがあります。

一つのタスクに対して過度に時間をかけてしまうため、他のタスクに手が回らなくなることが多いです。

結果的に、非効率になってしまいかねません。マルチタスクを行う上では完璧さを追求しすぎず、適度なところで妥協することが必要です。

こだわりが強すぎる

こだわりが強い人も、マルチタスクが苦手な傾向があります。

特定のタスクに対して深く掘り下げることが得意である一方で、複数のタスクを同時に進めることが難しくなります。

このような場合、こだわりを持つべきタスクと、そうでないタスクを見極めることが重要です。

スケジュール管理ができない

スケジュール管理が苦手な人も、マルチタスクを上手にこなすことが難しいです。

計画的にタスクを進めることができないため、タスクが溢れかえり、どれから手を付ければよいのか分からなくなることがあります。

まずはスケジュール管理を徹底することが求められます。能動的にスケジュール管理を実施することが難しい場合、管理ツールを活用してみてください。

スケジュール管理には、プロセスタスク管理ツール「octpath」がおすすめです。

マルチタスクをするメリット3選

マルチタスクには多くの利点があります。以下に、特に注目すべきメリットを3つ紹介します。

複数のプロジェクトを同時に進められる

マルチタスクの最大のメリットは、複数のプロジェクトやタスクを同時に進めることができる点です。

業務全体のスピードが向上し、結果的に生産性が高まります。

特に、締め切りが重なる状況や急ぎの依頼が舞い込んだ場合には、マルチタスクが大きな力を発揮します。

業務の全体像を捉えやすい

マルチタスクを行うことで、複数の業務を俯瞰的に捉えることができるようになります。

業務全体の流れや進捗状況を把握しやすくなり、必要に応じて柔軟に対応することが可能となります。

業務の全体像を把握することで、リーダーシップを発揮しやすくなり、チームの進行をスムーズにすることができます。

スムーズにコミュニケーションをとれる

マルチタスクを行うことで、複数の関係者とのコミュニケーションを同時に進めることが可能になり、情報共有や意思決定が迅速に行われ業務全体の進行がスムーズになります。

また、コミュニケーションの円滑化により、チームワークが向上し、結果としてプロジェクトの成功に繋がります。

マルチタスクをするデメリット3選

一方で、マルチタスクにはいくつかのデメリットも存在します。以下に、特に注意すべきデメリットを3つ紹介します。

作業が中途半端になるリスクがある

マルチタスクを行う際には、作業が中途半端になりがちなリスクがあります。

複数のタスクを同時に進めることで、集中力が分散し、一つ一つのタスクに対して十分な注意を払うことが難しくなることがあります。

作業の質が低下し、結果的に修正作業が必要になることがありますので、都度確認が必要です。

キャパオーバーになるリスクがある

マルチタスクを行うことで、自分のキャパシティを超えてしまうリスクがあります。

効率的だからと言って、あまりにも多くのタスクを同時に進めることで、精神的・肉体的に負担がかかり、結果的にストレスが増大することがあります。

キャパオーバーになると、業務効率が低下し、健康面にも悪影響を及ぼす可能性があります。

慣れないうちはマルチタスクで同時に進める作業について、無理のない範囲で選びましょう。

脳への負担が大きい

マルチタスクを行うことで、脳への負担が大きくなることや高いストレスになることが研究で示されています。

【参照】厚生労働省　治療と職業生活の両立におけるストレスマネジメントの研究

脳は、複数のタスクを同時に処理するのが得意ではないため、マルチタスクを続けることで疲労感が増し、集中力が低下することがあります。

また、脳への負担が蓄積することで、記憶力や判断力が低下する可能性があります。適度な休憩を入れつつ、業務をこなしていきましょう。

まとめ

マルチタスクは、現代のビジネス環境において重要なスキルの一つですが、その効果やリスクを正しく理解し、適切に活用することが重要です。

上手にマルチタスクを行うためには、環境を整え、タスクの優先順位を決め、時間を区切って作業を進めることが求められます。

また、タスク管理ツールを活用することで、効率的にタスクを管理することができます。

しかし、マルチタスクにはデメリットも存在するため、自分のキャパシティを超えないように注意することが大切です。

最終的には、マルチタスクとシングルタスクのバランスをうまく取ることで、業務の効率化と質の向上を図れます。

マルチタスクを上手にこなせるようになって、業務をどんどんこなしていきましょう。