【始末書の書き方】例文や提出させる時の注意点を解説

始末書とは

始末書は、ミスや問題行動の反省と再発防止を示す文書です。

目的は責任の明確化と改善計画の提示です。顛末書が事実経過の報告に重点を置くのに対し、始末書は反省と今後の対策に焦点を当てます。両者は場合により使い分けられます。

始末書の目的

始末書の目的はミスを起こした本人に対し、事実確認を明らかにすることです。

また本人が自ら書き出すことにより、反省や再発防止への意識を高められ、尚且つ反省を促し再発防止を制約することができます。

始末書をかくことにより、ミスが起こったことにより裁判になった時には証拠として有効になります。

ただし、強制的に書かせることは出来ません。

始末書を提出することにより、本人への処分を証拠として残したことになります。

始末書と顛末書の違い

始末書と顛末書の違いは、謝罪や反省といった意味が含まれているかどうかです。

始末書とは当事者がミスの経緯を報告し、謝罪・反省を意思表示することで、けん責という処分になります。

顛末書とは仕事上でミスが発生したときに原因や対応などを時系列に記録する文章のことです。こちらは処分ではなく、事実を説明するための書類になるため、社内で共有し、適切な解決や今後の再発防止に役立てることになります。

また顛末書は始始末書と違い、雇用契約の指揮命令権限に基づき、指示・命令することができます。

始末書の書き方のポイント

始末書とは、仕事上のミスやトラブルが起きてしまった時に会社に対して、問題の経緯を報告し、反省の意を示し再発することのないよう誓約するために提出する文書のことです。相手に伝わる「始末書の書き方」のポイントを押さえましょう。

以下より、始末書の書き方のポイントについて解説していきます。

事実を言い訳せずに正直に書く

• 自分の保身に走った言い訳や分かりにくい遠回しな表現ではなく、起こってしまった事実を正しく記すことを意識すること。
• 誤魔化すことなく事実を正しく伝えることで、相手に反省の意を示すことができる。
• 起きてしまった事実を受け止め、正直に相手に伝えることで良い印象になることもある。

謝罪と反省の気持ちを文章で表す

• ミスやトラブルが起こった原因が自分ではなかったとしても、安易に他人のせいにしないこと。
• ミスやトラブルの経緯を振り返り、自分の行動や責任について改めて見つめ直すきっかけとすること。
• 自分自身の行動を顧みて改めて反省し、心からの謝罪の気持ちを記すことで相手に誠意を伝えること。

年月日や日時を具体的に明記する

• 曖昧な日時や表現は避け、ミスやトラブルが起きた経緯についてできるだけ細かく明記すること。
• 具体的には、「いつ、どこで、だれが、なにが起きたか」など起きた事実を明確に記すこと。
• 起きた内容を第三者が読んでも理解しやすいように、時系列を整理して簡潔に書くこと。

簡略に読みやすい文章で書く

• 文字が多く文章が長くなるほど相手は読みにくくなるため、できるだけ簡潔に分かりやすい文章を心がける。
• 始末書の隅から隅まで埋めないと反省の意を示せないと思いがちだが、文字の多さは重要ではない。
• 大事なことは反省の意が相手に伝わるような文章であるか心がける必要がある。

早めに提出する

• 事態が収束していない場合は、始末書を書き始める前に上司への報告、謝罪をし書面でのお詫びの気持ちを述べる。
• 処分が決まったら、または、上司から始末書を書くように指示が出たらなるべく早めに提出をする。
• 提出は期日内であれば問題はないが、誠意を示すためにも速やかな対応をすると心象も良くなる。

始末書の例文テンプレート

以下では、始末書のパターンごとの例文を提示します。記載時のポイントとしては下記の通りです。

• 遅刻した場合
• 紛失した場合
• データを削除した場合
• 交通事故を起こした場合
• ミスで損害を与えた場合

遅刻した場合

遅刻した場合の始末書の例文テンプレートは以下の通りです。

紛失した場合

紛失した場合の始末書の例文テンプレートは以下の通りです。

データを削除した場合

データを削除した場合の始末書の例文テンプレートは以下の通りです。

交通事故を起こした場合

交通事故を起こした場合の始末書（社用車での事故と仮定した場合）の例文テンプレートは以下の通りです。

ミスで損害を与えた場合

ミスで損害を与えた場合の始末書の例文テンプレートは以下の通りです。

始末書は手書きで書いた方が良い？

始末書は手書きで書くことが一般的です。

手書きは誠意を示し、反省の姿勢が伝わりやすいとされます。ただし、会社の方針や状況によっては、パソコンで作成することも認められます。読みやすさや正確さを重視する場合は、後者が好まれることもあります。

始末書を書くとどうなるのか影響を解説

始末書を書くことで、自身の過ちを認め、反省の意を示すことができます。下記では各パターンごとに影響の有無について解説します。

• 昇給や昇格への影響の有無
• ボーナスへの影響の有無
• 退職金への影響の有無
• 転職への影響の有無

昇給や昇格への影響の有無

始末書を書くことは、昇給や昇格に影響を与える可能性があります。 多くの企業では、人事評価の一部として従業員の行動や態度を考慮します。始末書を書くような事態は、マイナスの評価につながる可能性が高く、短期的には昇給や昇格の機会を逃す原因となるかもしれません。ただし、その後の改善努力次第で、長期的にはこの影響を軽減できる可能性もあります。

ボーナスへの影響の有無

始末書を書く事態は、ボーナスにも影響を与える可能性があります。多くの企業では、ボーナスの算定に個人の業績や勤務態度を考慮します。始末書を書くような問題行動があった場合、当該期間のボーナスが減額されたり、最悪の場合は支給されないこともあります。ただし、影響の度合いは企業の方針や問題の重大さによって異なります。

退職金への影響の有無

始末書を書くことが直接的に退職金に影響を与えることは比較的少ないですが、間接的な影響はあり得ます。多くの企業では、退職金は勤続年数や最終給与に基づいて計算されます。始末書による降格や給与減額があった場合、それが退職金の計算に影響する可能性があります。ただし、一度の始末書で大きく影響することは稀で、長期的な勤務態度が重視されます。

転職への影響の有無

始末書を書いたこと自体が直接転職に影響することは少ないですが、間接的な影響はあり得ます。転職時の推薦状や職歴証明書には通常、始末書の記載はありませんが、退職理由や在職中の評価に影響する可能性があります。また、始末書の内容が重大な場合、それが履歴書の空白期間や職歴の説明に影響することもあります。ただし、多くの場合、その後の努力次第で影響を最小限に抑えられます。

始末書を提出させる時の注意点やその後

始末書を提出させる際は、その目的を明確にし適切な指導を行うことが重要となります。始末書を書く行為自体が懲罰的ではなく、改善のための機会として捉えるべきです。

記載内容は事実に基づき、具体的な改善策を含むよう指導します。

提出後は、フォローアップを行い改善状況を定期的に確認する必要があります。

また、始末書の管理には十分注意し個人情報保護の観点から適切に取り扱います。過度に頻繁な提出要求は避け、建設的な職場環境づくりを心がけることが大切です。

始末書を提出させる時の注意点

下記のパターンの注意点について解説します。

• 懲戒処分としての場合
• 業務命令としての場合

懲戒処分としての場合

懲戒処分として始末書を提出させる際は、まず就業規則に基づいた適切な手続きを踏むことが重要です。処分の理由と根拠を明確に説明し、従業員に弁明の機会を与える必要があります。

始末書の内容は具体的で事実に基づくものを求め、改善計画も含めるよう指導します。処分の程度は過去の類似事例と比較し、公平性を保つ必要があります。

また始末書は人事記録として適切に保管し、個人情報保護に留意します。処分後のフォローアップも忘れずに行い、再発防止に努めることが大切です。

業務命令としての場合

業務命令として始末書を提出させる場合、その目的を明確に伝えることが重要です。これは懲罰ではなく、問題の把握と改善のためであることを強調します。始末書の形式や内容について具体的な指示を与え、期限も明確にします。

従業員のプライバシーや名誉を不当に侵害しないよう配慮し、過度に詳細な個人情報の記載は求めないようにします。

また始末書の提出後は適切なフィードバックを行い、必要に応じて指導や研修を実施します。

始末書を提出させたその後の対応

下記のパターンの注意点について解説します。

• 改善されているか確認する
• 改善がない場合は懲戒処分を検討する

改善されているか確認する

始末書提出後は、定期的に改善状況を確認することが重要です。特に、直属の上司や人事部門が中心となり、進捗を把握する必要があります。

具体的には、業務遂行状況、態度の変化、同僚との関係性などに注目します。

また、定期面談を設け本人の認識や努力を直接確認することも効果的です。改善が見られる場合は適切に評価し、さらなる成長をフォローします。

一方で課題が残る場合は、原因を分析し、追加の指導や支援を検討します。

改善がない場合は懲戒処分を検討する

始末書提出後、一定期間を経ても改善が見られない場合、懲戒処分の検討が必要になることがあります。

まず、改善が見られない具体的な事実を客観的に収集し記録します。その上で、人事部門や法務部門と連携し、就業規則に基づいた適切な処分を検討します。

処分を決定する前に、当事者に弁明の機会を与え公平性を確保することが重要です。処分の内容は、問題の深刻さや過去の類似事例を考慮して決定します。

また、処分後も継続的な指導と観察を行い、最終的には従業員の更生と職場環境の改善を目指す必要があります。

まとめ

始末書は、ミスや問題行動の反省と再発防止のための文書です。

この文書を作成する目的は責任明確化と改善計画提示で、顛末書とは異なります。

書く際は事実を正直に、かつ謝罪と反省の気持ちを表現し、具体的な日時を記載します。

また、始末書は昇給、昇格、ボーナス、退職金、転職に影響を与える可能性があり、提出させる側は適切な指導とフォローアップを行う必要があります。建設的な職場環境づくりを心がける必要があります。