プロジェクト計画書の書き方とポイントを解説

プロジェクト計画書とは

プロジェクト計画書は、特定の目標を達成するために実施されるプロジェクトの計画や方針を文書化したものです。

プロジェクトの成功を確保するためのロードマップとして機能し、プロジェクトの遂行に必要なリソースや活動を整理し、タイムリーな情報共有や意思決定を可能にします。

プロジェクト計画書の目的

プロジェクト計画書の目的は、プロジェクトの全体像を明確にし、プロジェクトの成功を確保するための方向性を提供することです。

具体的には、以下のような目的があります。

• 目標や範囲の明確化
  プロジェクトの目的や成果物を明確に理解することで、関係者がプロジェクトの方向性を共有し、一致した目標に向かって取り組むことができます。
• プロジェクトのスコープを明確化目標や範囲の明確化
  プロジェクトの範囲内で何が含まれ、何が含まれていないかを定義します。これにより、プロジェクトの進行中にスコープの変更やスコープクリープが生じるリスクを軽減し、プロジェクトの目標達成に向けた焦点を保つことができます。
• スケジュールやリソースを計画目標や範囲の明確化
  プロジェクトの進捗状況を追跡するための基準を提供します。タスクの割り当てや作業の進行状況を明確にし、プロジェクトの遅延やリソースの不足を早期に識別し、適切な対策を講じることができます。
• リスクや制約条件を特定目標や範囲の明確化
  リスクの予測や評価を行い、プロジェクトのリスクマネジメントを行うことで、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

プロジェクト計画書の目的は、プロジェクトの全体像を明確にし、目標達成のための方向性を提供し、プロジェクトの進行と管理を効果的に支援することです。それにより、プロジェクトチームや関係者が一体となってプロジェクトの成功を確保することが可能となります。

プロジェクト計画書に何を書くべきか

それでは、プロジェクト計画書の項目に何を記載すべきかを詳しく説明します。

目的と背景

プロジェクト計画書の最初の項目は、プロジェクトの目的とその背景を明確にすることです。目的は、なぜそのプロジェクトが実施されるのかを示し、背景はそのプロジェクトが必要とされる背景や理由を説明します。
プロジェクトの関係者がプロジェクトの意図を理解し、目標に向かって協力するための基盤を提供します。

対象業務範囲、方向性等

次に、プロジェクトの対象となる業務範囲や方向性を明確にします。どのような業務がプロジェクトの対象となるのか、どのような方向性で進めるのかを示し、プロジェクトのスコープを定義します。
プロジェクトの範囲が明確化され、プロジェクトの進行方向が明確になります。

対象とするシステム

プロジェクト計画書には、対象とするシステムについても記述する必要があります。対象とするシステムは、プロジェクトが開発または改善する対象物であり、その特性や機能について詳細に記載します。
プロジェクトの関係者が対象システムの理解を深め、プロジェクトの目標に向かって作業を進めることができます。

目標およびモニタリング

プロジェクト計画書には、プロジェクトの目標とそのモニタリング方法も含まれます。目標は、プロジェクトが達成しようとする具体的な成果や目標を示し、モニタリング方法は、その目標の達成状況をどのように追跡するかを示します。
プロジェクトの進捗状況を定期的に評価し、必要に応じて対策を講じることができます。

前提条件、制約条件等

プロジェクト計画書には、プロジェクトの実行に必要な前提条件や制約条件も記述します。前提条件は、プロジェクトが進行するために必要な環境やリソースを指し、制約条件は、プロジェクトの実行に制約を与える要因を示します。
プロジェクトの実行可能性やリスクを評価し、適切な対策を講じることができます。

スケジュール

プロジェクト計画書には、プロジェクトのスケジュールも含まれます。スケジュールは、プロジェクトの各作業やタスクの開始日、終了日、所要時間を示し、プロジェクトの進捗状況を管理するための基準を提供します。
プロジェクトの進行状況を把握し、必要に応じてスケジュールを調整することができます。

コスト

プロジェクト計画書には、プロジェクトの予算やコストに関する情報も含まれます。コストは、プロジェクトが実行されるために必要な資金やリソースを示し、予算の管理やコストの最適化を支援します。
プロジェクトの予算を管理し、不要なコストを削減することができます。

体制

最後に、プロジェクト計画書にはプロジェクトの体制に関する情報も含まれます。体制は、プロジェクトの遂行に必要な人員や組織体制を示し、各メンバーの役割や責任を明確化します。
プロジェクトのリーダーシップやチームの協力体制を構築し、プロジェクトの成功を支援します。

以上の項目を詳細に記述することで、プロジェクト計画書はプロジェクトの全体像を明確化し、プロジェクトの成功を確保するためのロードマップとなります。それにより、関係者が一体となってプロジェクトを実行し、目標達成に向けて協力することが可能となります。

プロジェクト計画書のポイント

プロジェクト計画書を書く際には、いくつかの重要なポイントがあります。

以下に、プロジェクト計画書を作成する際の重要なポイントを詳しく説明していきます。

• 明確な目標設定
  明確な目標設定は、プロジェクトの成功に不可欠です。
  目標が具体的で測定可能であるほど、プロジェクトの成功を確保するための戦略や行動計画を策定することが容易になります。そのため、プロジェクト計画書には明確で達成可能な目標が明記されるべきです。
• スコープの定義
  プロジェクト計画書には、プロジェクトのスコープが明確に定義されていることが重要です。
  スコープの定義は、プロジェクトで実施される具体的な作業や成果物、範囲が記述されます。スコープが明確に定義されていないと、プロジェクトの範囲が拡大し、予算やスケジュールのオーバーランが生じる可能性があります。
• リスク管理
  プロジェクト計画書には、プロジェクトのリスク管理計画が含まれるべきです。
  リスク管理計画は、潜在的なリスクや問題を特定し、それに対する対策や予防策を策定するための指針を提供します。リスクが適切に管理されていないと、予期せぬ問題が発生し、プロジェクトの進行に混乱をもたらす可能性があります。
• スケジュールの策定
  プロジェクト計画書には、プロジェクトのスケジュールが含まれるべきです。
  スケジュールは、プロジェクトの作業やタスクの予定された開始日と終了日を示し、プロジェクトの進行状況を追跡するための基準となります。
  スケジュールが適切に策定されていないと、プロジェクトの進捗管理が困難になり、遅延や混乱が生じる可能性があります。
• コスト管理
  プロジェクト計画書には、プロジェクトの予算やコストに関する情報が含まれるべきです。
  コスト管理が不十分であると、予算の超過や資金不足が発生し、プロジェクトの進行に支障をきたす可能性があります。
• コミュニケーション計画
  プロジェクト計画書には、プロジェクトのコミュニケーション計画も含まれるべきです。
  コミュニケーションが不十分であると、情報の共有が困難になり、プロジェクトの進行に混乱が生じる可能性があります。
• 変更管理
  プロジェクト計画書には、プロジェクトの変更管理手順も含まれるべきです。
  変更管理手順は、プロジェクトのスコープやスケジュール、予算などの変更が必要な場合に対処するためのプロセスを定義します。変更管理が不十分であると、予期せぬ変更がプロジェクトの進行に影響を与える可能性があります。
• 品質管理
  プロジェクト計画書には、プロジェクトの品質管理計画も含まれるべきです。
  品質管理計画は、プロジェクトの成果物やプロセスの品質基準を定義し、品質管理活動の実施方法を記述します。品質管理が不十分であると、品質の低下や不正確な成果物が発生し、プロジェクトの成果に影響を与える可能性があります。

以上のポイントに留意することで、プロジェクト計画書を適切に作成し、プロジェクトの成功を確保することができます。

プロジェクトの進行状況を追跡し、関係者とのコミュニケーションを促進し、リスクを適切に管理することで、プロジェクトの目標達成を支援します。

実際に、書き始めるにあたって役立つプロジェクト計画書のサンプルも紹介します。

ぜひ、参考にしてみてください。

https://kaizen-penguin.com/project-plan-7643/

まとめ

プロジェクト計画書は、プロジェクトの目標や方針を明確にし、計画の実行を効果的にサポートする重要な資料です。

適切な目標設定やリスク管理、コミュニケーションの確保など、様々なポイントを考慮しながら計画書を作成することが重要です。