2024.05.22
【作業手順書】わかりやすい書き方とおすすめのテンプレート6選を紹介！
「作業手順書を早く作るにはどうしたらいいの？」
「作業手順書を簡単に作れるテンプレートはないのか？」
このようなことでお悩みではないでしょうか。
作業手順書を活用すると、業務効率化や手作業のミス防止につながります。しかし、日々の業務内容を文字起こししたりして、手間や時間がかかり、実際に誰でも使えるハイクオリティな作業手順書を作るのは大変です。
クオリティが高い作業手順書を作るために、重要になるのが作業手順書のテンプレートの利用です。
この記事では、わかりやすい作業手順書の書き方や無料で使えるテンプレートを詳しく解説します。本記事を読んで、作業手順書をわかりやすく作る際の参考にしてください。
目次
医療業や製造業にも使われる作業手順書(SOP）とは？
作業手順書とは、SOP（Standard Operating Procedures）とも呼ばれ、業務で必要となる作業手順をまとめた書類です。
作業手順書には、業務ごとに作業の目的や手順、注意点などを記載しています。作業手順書は全ての業務を載せず、業務ごとに作る必要があるため、何枚も書いて厚く冊子でまとめません。わかりやすくまとめるため、A4の紙に1〜2枚で作る必要があります。
作業手順書を利用し、作業手順を共有・統一をすると、特定の従業員に依存する属人化現象を防止可能です。他にも、新入社員や業務未経験の社員でも、問題なく業務を行えるようになります。作業手順書を作る際には、誰でもわかりやすく、すぐに作業に入れるような内容にしましょう。
手順書とマニュアルの違い
手順書を作る際に、マニュアルとは同じように感じ、どっちがどっちか迷う場合があります。
実際に手順書とマニュアルの違いは、大まかに決まっているわけではありません。強いていえば、作成の目的が違います。
手順書の場合、読む人が「ひとつの業務ごとの作業内容を1つ1つ明確に理解すること」を目的としています。
マニュアルの場合は「業務全体の内容やルールを理解すること」を目的にされるものです。
手順書とマニュアルの違いを理解したうえで、作成目的を考えてからどちらを作成すべきか選択しましょう。
手順書やマニュアル作成には「octpath」がおすすめです！
作業手順書の作成ステップ3つ
ここでは、実際に作業手順書を作る際の流れを解説していきます。作業手順書を初めて作る人や作業手順書がうまく作れなかった人はぜひ参考にしてください。
作業手順書の作成ステップは以下の流れです。
①必要な情報をピックアップする
作成ステップの1つ目として、作業手順書にまとめる業務の流れを把握して、必要な情報をピックアップします。ピックアップする情報としては、業務内容や方法、手順、注意点から使っている機械や業務ツールなどになります。
情報を洗い出す際は、実際に現場で働いている従業員に聞き込みしたり、アンケートを取ったりしましょう。また、実際に作業している人の近くで業務の流れを確認したり、機器を操作している従業員の近くでメモを取るのも効率的です。ただし、近くで業務の流れを確認する際は、業務の邪魔にならないように、事前に観察してもいいか許可をもらいましょう。
作業手順書は業務内容に対応している経験やスキルを持つ社員が利用します。社員の中には、初めて業務を行う人もいます。そのため、ピックアップする情報が足りない場合や正しくない情報がある場合、作業手順書を作成しても、ミスが発生するため、必要な情報は厳選しましょう。
②構成を作成
必要な情報をピックアップしたら、情報をもとに構成を作成しましょう。構成を作成する際は、実際に業務を行っている社員に業務の流れが正しいか、洗い出した情報に不足がないか確認するのが大切です。
しかし、熟練の作業者は一部の流れを飛ばしたり、注意点が無意識に身についているため、必要ないと判断したりしている可能性があります。ベテラン社員に聞く場合は、情報の抜け漏れする可能性があるため、1人だけに確認せずに複数人に聞くようにしましょう。
また、構成作成の際に、無駄な手順や被っている業務の修正や統一も検討してみましょう。ツールや機器を交換しても、業務の流れが変わらない場合、改善点を見つけることで業務効率化が可能です。現場環境に合うように業務の流れを把握して、構成を作成しましょう。
③構成をもとにわかりやすい文章を作成
構成が完成したら、最後に作業手順書の仕上げ、文章を作成しましょう。
作業手順書は誰でも業務ができるようにするため、わかりやすい文章を書くのが重要です。初心者でも理解できるように、文章は短く簡潔に書くのを意識して、長い文章にしないようにしましょう。さらに、文章を番号付けすると、よりわかりやすい作業手順書ができます。
×長い文の場合
「まず、ボールに卵を2個入れて、ニラを30g、ポン酢大さじ1を混ぜて、フライパンに油を入れて中火で熱して、熱くなったら、混ぜた卵をフライパンに入れて30秒焼き、表面が焼けたら、ヘラで包んで、全体に焼き目がついたら、切り分けて皿に移したら完成です。」
◯短い文の場面
「①ボールに卵2個、ニラ30g、ポン酢大さじ1をいれて混ぜる
②フライパンを中火で熱して、油をいれる
③油が熱されたら、混ぜた卵をいれて、30秒焼く
④表面が焼けたら、ヘラで包む
⑤全体に焼き目がついたら、切り分けて皿に移したら完成」
例のように、長い文章だとわかりづらく、人によっては頭に入らず読み飛ばす可能性があります。しかし、短く番号付けした文章の場合、見やすく内容が頭に入りやすいです。
作業内容をまとめる際は、例を参考にしつつ、わかりやすい文章を作成してください。
作業手順書のテンプレートを使うメリット
実際に、作業手順書をExcelやWordで作ると手間と時間がかかります。テンプレートを活かせば、手間と時間を削減でき、削減した時間で内容の質を上げられるためおすすめです。ここでは、以下のテンプレートを使うメリット5つを詳しく解説します。メリットを理解して、作業手順書のテンプレートを活用してください。
作成時間を短縮できる
テンプレートを使うメリット1つ目は、デザインや項目を1から作る必要がなくなり、作成時間を短縮できる点です。
ExcelやWordで1からデザインや構成を作るのは、手間と時間がかかります。人によっては、デザインを作るだけで時間を消費して、内容がまったく作れていない場合もあります。
各サイトが提供しているテンプレートには、デザインや項目などがすでに作られています。テンプレートの構成や項目名を修正するだけで、おおまかな作業手順書を作れるため、時間を短縮可能です。
作業手順書の品質が上がる
テンプレートを使うメリット2つ目は、1から作るより作業手順書のクオリティを上げられる点です。
テンプレートはすでに記載項目が作られているため、作業手順書を作る際はまとめた情報を記入するだけで作成可能です。項目数が足りなかったら、コピーして増やせばいいため、作業手順書のクオリティアップができます。
また、デザインや枠組みを作る場合、作ったことがない人だとデザインや枠組みがうまくできません。テンプレートを利用すれば、作成経験がなくても、見やすい作業手順書が作れます。
手順書ごとのズレがなくなる
テンプレートを使うメリット3つ目は、同じテンプレートを使うことで、手順書ごとのズレがなくなる点です。
作業手順書は人によって、デザインや記載項目が異なる場合が多いです。デザインや記載項目が違うと、作業手順書の品質にもバラツキがでて、読者が業務内容が理解しづらいです。
会社で同じテンプレートを利用すると、作業手順書の品質が一定にキープできて、利用者が業務内容を理解しやすくなります。
必要な項目の抜け漏れを防げる
テンプレートを使うメリット4つ目は、決められた記載項目が作られているため、作業手順や注意点などの抜け漏れを防げる点です。
作業手順書を1から作ると、必要な記載項目の抜け漏れが起きやすく、作業手順書を利用しても、ミスが発生します。
テンプレートは記載項目がすでに作られているため、業務内容や注意事項を入力すれば、必要な情報の抜け漏れが防げます。注意点として、テンプレートによって、作られている記載項目が違うため、まとめた業務内容に合ったものを選びましょう。
手順変更にも対応しやすい
テンプレートを使うメリット5つ目は、業務内容の変更が起きた場合でも、修正がしやすい点です。
業務内容はずっと同じではありません。改善提案されて作業手順が変わったり、新しいツールや機器を導入したりで、その都度作業手順書の変更が必要です。
テンプレートなしで内容を変更すると、必要な情報の追加やいらない情報を消し忘れる可能性があります。
会社で同じテンプレートを使用していれば、テンプレートのデータを修正するだけなため、問題なく業務内容の変更に対応しやすいです。
作業手順書の無料テンプレート・ひな形6選
作業手順書は1からデザインや記載項目を作るとなると、手間や時間がかかります。さらに、せっかく作業手順書を作っても、見づらいデザインや記載項目の抜け漏れがあると、採用されません。テンプレートを活用することで、作業手順書のクオリティアップが図れます。
ここでは、おすすめの作業手順書テンプレートを6つ紹介します。すべて無料で使えるため、適したテンプレートを見つけたら、ダウンロードしてみましょう。
NEC
NECではExcel形式の「工程作業手順書」という製造業向けのテンプレートを提供してしています。しかし、手順書の項目名を変更すれば、異業種や異職種に応用可能です。
画像や図表を載せられるスペースもあるため、わかりやすい作業手順書が作りやすいです。
公式サイト：https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/sitework/column/07/
SILAND.JP
SILAND.JPはWord形式の業務マニュアル用テンプレートを提供しているサイトです。提供しているテンプレートは見出しを使用して目次が設定可能です。ページをまたぐ作業手順書を作る際に活かしやすいです。
実際にテンプレートを使った操作マニュアルの作成方法もあるため、問題なく作業手順書を作れます。
公式サイト：http://siland.jp/word02/
Template box
Template boxはExcel形式、Word形式の作業手順書のテンプレートを提供しているサイトです。簡易的なテンプレートから製造業向けのテンプレートがあり、業務内容にあったテンプレートが選びやすいです。
記載項目数が抑えられているため、作成者は作りやすく、作業従事者には読みやすいテンプレートが作れます。
公式サイト：https://template-box.jp/sozai/detail/649/
bizocean
bizoceanは無料テンプレートを2.8万点以上提供しているビジネス向けのサイトです。テンプレートだけでなく、書式の例文や書き方ガイドのコラム記事を公開しています。
作業手順書やマニュアルのテンプレートも豊富で、Word・Excelそれぞれの形式で提供しています。実際に提供している「経理業務手順書」では、現金出納帳の記入方法などが記載されており、会社の業務に合ったテンプレートが探しやすいです。
公式サイト：https://www.bizocean.jp/doc/category/283/
kaizen penguin
kaizen penguinではExcel形式の作業手順書テンプレートを提供しているサイトです。
同サイトでは、サンプルとして「交通費精算業務」での作業手順書を公開しています。テンプレートでは、「フェーズ」や「作業内容」などの項目が記載されており、サンプルを確認しながら、業務内容に適した作業手順書が作りやすいです。
公式サイト：https://kaizen-penguin.com/how-to-make-operation-manual-3184/
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
［文書］テンプレートの無料ダウンロードはExcel形式のマニュアル・作業手順書のテンプレートを提供しているサイトです。
すべて無料で登録する必要もないため、ダウンロードするだけで、テンプレートを入手できます。テンプレートを提供しているだけでなく、テンプレートごとの書き方も載っているため、迷わず作業手順書を作れます。
公式サイト：https://template.k-solution.info/
わかりやすい作業手順書を作るポイント4つ
テンプレートを使うと、質の高い作業手順書が作りやすいです。さらに、テンプレート利用以外の以下のポイント4つを理解して、よりわかりやすい作業手順書が作れるため、参考にしてください。
①相手を明確にする
わかりやすく作るためのポイント1つ目は、作業手順書を活用する相手を明確にしてから作成する点です。
作業手順書は誰でもわかりやすく作る必要がありますが、作業する相手をイメージして作ると、どの項目が必要になるのか考えやすいです。
例えば、新入社員をターゲットにする場合、業務内容や手順を細かく入れなければなりません。また、専門用語ばかりだと、業務内容が理解しにくいです。必要な専門用語以外は、簡単な言葉にして、専門用語を入れる場合は、意味を詳しく説明する必要があります。
作業手順書を利用するターゲットを意識して、手順や記載項目を変えましょう。
②読みやすくするため図や画像を使う
わかりやすく作るためのポイント2つ目は、文章だけでなく、図表や画像を使い視覚的に見やすくする点です。
短く文章をまとめると、読みやすい作業手順書ができます。しかし、人によっては文章だけだと、理解できない場合があります。文章と共に図表や画像も載せると読みやすいうえ、業務内容がイメージしやすく、すぐに業務が可能です。
作業手順書が読まれず、業務ミスが発生しないように、図表や画像を使いましょう。
業務管理ツール「octpath」なら簡単に作業手順書が作れます。
③読んで即作業できるように作る
わかりやすく作るためのポイント3つ目は、誰でも読んで即作業できるように意識して作る点です。
作業手順書は誰でも読むと、すぐに業務ができるようにしなければなりません。わかりづらい作業手順書では使われなく、使われても、作業者が業務内容を理解していないため、業務ミスが発生します。
事前に作成者ではわからない部分や詳しく確認したい項目を、ベテラン社員や新入社員に聞いて修正すれば、読みやすい手順書が作れます。
作って満足せず、事前に作業者に確認して、誰でもすぐに作業できる内容にしましょう。
作業手順書や業務マニュアルの作成は「octpath」がおすすめです。
④現場からフィードバックを受ける
わかりやすく作るためのポイント4つ目は、実際に作業手順書を利用した人にフィードバックをもらう点です。
わかりやすい作業手順書を作っても、実際に導入されると、内容が理解できない人がいます。導入後は、作業者からフィードバックを受けて、修正・改善を重ねると、よりわかりやすい作業手順書にできます。
現場の声を取り入れると、業務効率化も図れるため、作業手順書が導入されたら、定期的にフィードバックを受けましょう。
作業手順書のテンプレートを活用して業務効率化を図ろう！
ここまで、作業手順書の作り方から無料テンプレート6選までを解説してきました。
作業手順書は1から作ると、手間や時間がかかり面倒くさいです。作成しても、採用されなかったら、ショックで落ち込みます。手間や時間をかけたくない人は、ぜひ作業手順書のテンプレートを活用しましょう。
テンプレートを利用すると、作成時間を短縮でき、現場からのフィードバックによる修正・改善がしやすいです。業務効率化を図るため、テンプレートは活かしましょう。
